Circulo de Deming: Nunca dejes de mejorar

Circulo de Deming: Nunca dejes de mejorar

Muchos de nosotros tendemos a funcionar por impulsos. Durante determinados periodos de nuestra vida, hacemos un esfuerzo suplementario por mejorar algo que creemos que no esta yendo demasiado bien.

También tendemos a ser autocomplacientes. Cuando algo funciona aceptablemente bien consideramos que su rendimiento ya es óptimo y que no es necesario cambiar la forma en la que hacemos las cosas.

Como las empresas y los equipos están compuestos y dirigidos por seres humanos,  estos dos rasgos de nuestro carácter se transmiten al ecosistema laboral. En determinados momentos se hace un gran esfuerzo por mejorar la manera en la que hacemos las cosas en la empresa, en muchas ocasiones invirtiendo en tecnologías o infraestructuras, hasta que alcanzamos una forma de trabajar eficaz, punto en el que la empresa tiende a seguir con su actividad habitual hasta que deja de ser eficiente de nuevo.

Sin embargo, la búsqueda de la excelencia y la mejora de la eficacia no debe constituir un proyecto personal ni empresarial, debe ser una forma de entender la forma en la que hacemos las cosas, debe ser un espejo en el que mirarnos todos los días.

Como suele ocurrir, el nacimiento de los procesos industriales y su aplicación sobre el capitalismo salvaje ha dado lugar a una forma práctica de ver este asunto. Hacia mediados del siglo XX un ingeniero llamado Deming, inspirado por unos fantásticos estudios de Walter Shewhart, ideó un sistema de mejora contínua estructurado en cuatro pasos estratégicos sobre los que los procesos que aplicamos deben iterar para ser cada vez más eficientes.

Este sistema iterativo, más conocido cómo Círculo de Deming que por las siglas que realmente le dan nombre (PDCA, acrónimo de Plan, Do, Check, Act), ha sido la base de otros muchos sistemas más avanzados y documentados como ITIL. Sin embargo, la esencia continúa siendo la misma algo más de 60 años después.

Deming ideó un ciclo con cuatro pasos:

  1. Planificar: pensar con cuidado a donde queremos llegar con la mejora de nuestro sistema y determinar qué pasos vamos a dar para lograrlo.
  2. Hacer: ejecutar el plan trazado en el paso 1 dentro un periodo de tiempo establecido de antemano.
  3. Verificar: una vez ha pasado el tiempo que habíamos conciliado, comprobar el estado de ejecución del plan y su impacto en la mejora de la productividad. En este momento es determinante haber hecho una buena elección de las métricas de productividad para poder sacar conclusiones.
  4. Actuar: en función de los datos observados, ya sea profundidando en los cambios emprendidos, abandonando los cambios emprendidos por haber descubierto que no mejoran o empeoran nuestro sistema, o dando por concluida esta fase. En cualquiera de los tres casos, volveremos al punto 1 y planificaremos las nuevas acciones que vamos a emprender en función de lo que hemos aprendido.

El truco de todo esto es precisamente que se trata de un ciclo de mejora continua, es decir, que no termina nunca. Constantemente estamos ideando la forma de mejorar nuestros procesos, lo que refuerza por un lado la conciencia de no volver a ser enterrados bajo procesos ineficientes y por otro lado ayuda a que nuestros métodos de producción no se queden nunca obsoletos por sistema.

Realmente, el concepto de acciones cíclicas estructuradas de Deming es aplicable a cualquier tipo de proceso en el que el último paso de la rueda es la base sobre la que se cimenta el primer paso de un nuevo ciclo. Sin ir más lejos, nuestra rutina diaria no deja de ser un proceso cíclico que comienza con levantarnos y termina por dormirnos. Lo que hagamos antes de dormir, la hora a la que nos vayamos a la cama o lo que hayamos cenado condiciona el ciclo siguiente.

Aunque el Circulo de Deming es algo pensado para ser aplicado en la producción industrial, es una filosofía que se puede transplantar perfectamente a nuestra vida cotidiana. Yo lo aplico continuamente en mis rutinas (tiene que ser continuamente, si no no se trataría de ciclos de mejora contínua). La próxima semana pondré un ejemplo.

La filosofía del Circulo de Deming es algo que realmente puede cambiar la  forma en la que intentas mejorar tu vida:

Piensa en cómo mejorar algo, aplica tu plan, comprueba si de verdad mejoras con el cambio y saca conclusiones de lo que has observado.

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