Cómo obligarnos a mejorar la eficacia de nuestras reuniones

Cómo obligarnos a mejorar la eficacia de nuestras reuniones

No puedo sacarme de la cabeza la entrevista que escuche a Ignacio Busqueras a principios del 2015 en la que comentaba que los españoles perdemos un montón de tiempo en reuniones que no conducen a ninguna parte.

Ademas, existe la circunstancia de que en muchos trabajos tenemos que desplazarnos para ir a ver a clientes o tenemos que atender a varias personas repartidas en diferentes sedes. Cada vez es más frecuente que amigos míos tengan que pasar algunas semanas al año viajando por Europa (si no por el mundo) para asistir a reuniones absolutamente inútiles para tratar temas que se podrían haber resuelto por videoconferencia.

¿Cómo podemos evitar perder el tiempo en reuniones? Bueno, la verdad es que es mucho más fácil de lo que parece. Solo hace falta ser firme y aplicar algunos principios de sentido común.

En la medida de lo posible, debemos evitar desplazamientos innecesarios sustituyendo las reuniones presenciales por emails o llamadas telefónicas. Si de verdad la reunión es imprescindible procuraremos convocar a los asistentes mediante videoconferencia para evitar los costes de viajes y alojamiento. Los asistentes deberían desplazarse para celebrar una reunión solamente si su presencia fuera absolutamente imprescindible por algún motivo.

En cualquier reunión la documentación debe estar preparada de antemano y esta debe presentarse lo más sintetizada posible para ayudar a los asistentes a asimilar la información de forma rápida y efectiva. De otro modo la documentación no será útil para los asistentes, que perderán mucho tiempo intentando extraer la información que de verdad necesitan, lo que alargará la reunión innecesariamente.

La convocatoria de una reunión debe incluir siempre una agenda con los puntos a tratar y el tiempo máximo estipulado para discutir cada tema, así como los objetivos que se esperan alcanzar en cada punto. Durante la celebración de la reunión nunca deben perderse de vista estas directrices e intentaremos no tratar las cuestiones no incluidas en la agenda, instando a los asistentes a ceñirse a los tiempos estipulados y manteniendo siempre el foco en la consecución de objetivos.

Debemos considerar que los asistentes han preparado únicamente los temas propuestos en la agenda de la reunión, por lo que cualquier tema que surja durante la misma que deba discutirse y que no esté incluido en los puntos del día deberá posponerse y tratarse a parte. Si es posible lo haremos en otra reunión diferente.

Nunca debemos perder de vista el objetivo último de la reunión, que no es otro que la toma de decisiones y el establecimiento de planes de acción. Toda reunión de la que no se extraigan este tipo de conclusiones no habrá cumplido su cometido y será considerada un fracaso.

No hay nada más improductivo que hacer algo que no sirve para nada. En la empresa en la que trabajo ahora mismo están superconcienciados con la importancia de las reuniones eficaces. Tanto que hasta han desarrollado una aplicación gamificada para la gestión de reuniones efectivas bastante potente.

No os dejéis arrastrar por la vorágine de las reuniones. No TIENEN por que producirse si podéis demostrar que no son necesarias, pero tenéis que ser firmes y valientes para conseguirlo ;)

¿No paras en todo el día y aún así no llegas a todo?

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Acerca del autor de esta entrada, Daniel Grifol

Hola. Me llamo Daniel y yo también pensaba que estaba hasta arriba de trabajo. Hace años me dí cuenta de que me pasaba el día haciendo cosas pero no llegaba a ninguna parte. Decidí dejar de quejarme, pararme a pensar un poco y aprender a trabajar mejor. Lo que aprendí te lo cuento en mi curso gratuito de Productividad Personal.

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