Consejos para mantener reuniones productivas

Consejos para mantener reuniones productivas

Las reuniones son el corazón de la coordinación. No concibo el trabajo en equipo sin un mínimo de una o dos reuniones semanales.

Sin embargo, en muchos ambientes las reuniones tienen a servir como válvula de escape para tratar asuntos que no para los que no se ha encontrado otro momento para hablar, o se convierten en tediosas charlas de horas para sacar finalmente muy poco rendimiento.

Existen una serie de puntos que no deberíamos olvidar a la hora de mantener una reunión eficiente y productiva.

  • Alguien debe estar encargado de dirigir una reunión, y no tiene que ser necesariamente la persona de más rango sentada a la mesa. Todos deben ser conscientes de la labor del director de reunión.
  • La reunión debe tener un objetivo claro y con un resultado medible.
  • Evita reuniones sobre "hablar del proyecto" y persigue reuniones sobre "como resolver el problema x del proyecto".
  • Comparte un orden del día con los asistentes antes de la reunión que persiga el objetivo y ceñíos estrictamente a los puntos acordados.
  • Establece una hora estricta para el comienzo de la reunión.
  • Fija un máximo de tiempo para la reunión o mejor aún, una hora tope.
  • Normalmente las reuniones de más de una hora no son recomendables por el cansancio que producen.
  • Si hay tantos asuntos para tratar que no se pueden abordar en una hora mejor fijar varias reuniones con los actores pertinentes. Si surgen asuntos distintos a los del orden del día, deben anotarse y tratarse en reuniones posteriores.
  • Los asistentes no deben redactar documentación durante la reunión. Deben tomar notas rápidas y procesarlas más adelante.
  • Si el director de la reunión percibe que los asistentes están repitiendo los mismos argumentos o dando vueltas siempre sobre la misma idea, debe advertirlo cordialmente y evitarlo.

 

Siguiendo estos pequeños consejos, notarás como las reuniones dejaran de ser una pérdida de tiempo y se convertirán en una herramienta ágil y poderosa para llevar a cabo tu trabajo.

Otros artículos sobre Productividad Personal:

La teoría de las ventanas rotas
La dejadez la desidia son dos enemigos atroces de la mejora de la productividad personal, que a fin de cuentas no deja de ser como hemos hablado... leer más
Las cosas nunca van rápidas al principio: Principio de la Rueda Volante
El Principio de la Rueda Volante es un concepto de dinámica de negocio que podemos extrapolar perfectamente para explicar la curva de esfuerzo y... leer más
Las personas reaccionan para contrarrestar los cambios: Principio de Le Châtelier
En realidad, este principio no tiene nada que ver con la gestión de equipos de trabajo, se trata de un principio químico derivado de la ley de... leer más
Técnicas de gestión del tiempo: Pomodoro Extended
La técnica Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir el tiempo de trabajo en bloque de 25 minutos, llamados Pomodoros.Su... leer más
Ley de Swoboda-Fliess-Teltscher o Ley de los ritmos biológicos
Este es uno de los interesantes momentos en los que la biología se intenta mezclar con el mundo de la productividad personal, por otra parte, un... leer más

Comentarios en Consejos para mantener reuniones productivas:

Breve pero útil ;) Lo he compartido en las cuentas de mis clientes de coaching y team building.

Una vez más, ME ENCANTA la foto

Muchas gracias, me alegro de que te haya gustado :)

Yo escuché una vez en un trabajo: "A reunión de pastores, festín de los lobos". Venía a decir que en muchas empresas se realizan reuniones que no sirven para nada y que solo deoran y hacen perder el tiempo. Desvían esfuerzos y recursos de los problemas principales a resolver y se mantienen sin necesidad.Pero no todas, claro.Creo que las reuniones son interesantes para verq ué asuntos y qué soluciones son apremiantes para la compañía, pero en las que he estado, muchas veces se ha echado en falta un liderazgo útil.Hablo de reuniones con directivas de varios departamentos.Por otro lado, las de grupo, entre un supervisor y sus compañeros me parecen estupendas porque esas sí que permiten al jefe del área saber qué está pasando con los clientes,....

Pero en esas reuniones los equipos de trabajo no suelen participar. Son las reuniones de corte, de pactos secretos, palmaditas y puñaladas, donde no se habla de como alcanzar un objetivo común sino en las que se realiza una suerte de juego de poder, lo que haya para repartir, puede que mucho puede que poco, siempre es relativo.

Comenta en Consejos para mantener reuniones productivas: