Consejos para mantener reuniones productivas

Consejos para mantener reuniones productivas

Las reuniones son el corazón de la coordinación. No concibo el trabajo en equipo sin un mínimo de una o dos reuniones semanales.

Sin embargo, en muchos ambientes las reuniones tienen a servir como válvula de escape para tratar asuntos que no para los que no se ha encontrado otro momento para hablar, o se convierten en tediosas charlas de horas para sacar finalmente muy poco rendimiento.

Existen una serie de puntos que no deberíamos olvidar a la hora de mantener una reunión eficiente y productiva.

  • Alguien debe estar encargado de dirigir una reunión, y no tiene que ser necesariamente la persona de más rango sentada a la mesa. Todos deben ser conscientes de la labor del director de reunión.
  • La reunión debe tener un objetivo claro y con un resultado medible.
  • Evita reuniones sobre “hablar del proyecto” y persigue reuniones sobre “como resolver el problema x del proyecto”.
  • Comparte un orden del día con los asistentes antes de la reunión que persiga el objetivo y ceñíos estrictamente a los puntos acordados.
  • Establece una hora estricta para el comienzo de la reunión.
  • Fija un máximo de tiempo para la reunión o mejor aún, una hora tope.
  • Normalmente las reuniones de más de una hora no son recomendables por el cansancio que producen.
  • Si hay tantos asuntos para tratar que no se pueden abordar en una hora mejor fijar varias reuniones con los actores pertinentes. Si surgen asuntos distintos a los del orden del día, deben anotarse y tratarse en reuniones posteriores.
  • Los asistentes no deben redactar documentación durante la reunión. Deben tomar notas rápidas y procesarlas más adelante.
  • Si el director de la reunión percibe que los asistentes están repitiendo los mismos argumentos o dando vueltas siempre sobre la misma idea, debe advertirlo cordialmente y evitarlo.

 

Siguiendo estos pequeños consejos, notarás como las reuniones dejaran de ser una pérdida de tiempo y se convertirán en una herramienta ágil y poderosa para llevar a cabo tu trabajo.

Sobre el autor

Daniel Grifol

Soy un ingeniero de software que trabaja como Analista Web en Gamelearn, empresa dedicada a la creación de Serious Games. Puedes ver más sobre mi aquí.

Y, por su puesto soy autor de este blog. Soy un friki de la productividad, qué le vamos a hacer ;)