Cuidado con las tareas de baja prioridad : la teoría del cubo

Cuidado con las tareas de baja prioridad : la teoría del cubo

Normalmente nuestras listas de tareas a medio plazo están basadas en un sistema de prioridades que nos permite discernir qué tareas son más urgentes y cuales menos: el clásico sistema de prioridad alta, media y baja que todos hemos utilizado alguna vez.

El sistema no tiene mucha ciencia, primero intentamos terminar las tareas con prioridad alta, cuando no queda ninguna pasamos a las de prioridad media y si no hay ninguna de prioridad alta o media atacamos las de prioridad baja,

Aunque es un sistema fácil de comprender, ágil y en el que es sencillo colocar una nueva tarea cuando nos llega, tiene un inconveniente fundamental que lo hace completamente ineficiente. En un flujo de trabajo normal, nunca vamos a poder ejecutar las tareas de prioridad baja.

Consideremos nuestra lista de tareas priorizadas como un cubo. Las tareas de prioridad media son agua dentro de ese cubo. Las tareas de prioridad alta son aceite y flotan sobre las de prioridad media. Las tareas de prioridad baja, sin embargo, son piedras al fondo del cubo.

Nosotros peleamos por vaciar el cubo. Primero quitamos el aceite, luego el agua, cuando todo esta seco, quitamos las piedras.

Hay personas cuya misión es mantener este cubo lleno, las responsables de que nuestro trabajo sea rentable para la empresa y nunca estemos desocupados. Estas personas a veces echan aceite, otras echan agua y de vez en cuando tiran alguna piedra al cubo.

La realidad es que, a menos que tengamos muy poco flujo de trabajo entrante (lo que es bastante malo porque significa que no tenemos mucho que hacer), en contadas ocasiones retiraremos las piedras del fondo del cubo y estas se irán acumulando indefinidamente.

Es decir, en un entorno de trabajo normal es muy raro que podamos atacar las tareas de prioridad baja y estas se quedarán sin resolverse.

Tal y como yo lo veo, existen dos posibles soluciones:

  • Una pasa por prohibir que nadie vuelque más tareas a nuestro cubo. Establecemos un periodo de tiempo para dejar el cubo limpio y reluciente antes que de permitir la entrada de más tareas. Es un sistema que funciona muy bien en proyectos con hitos bien definidos donde podemos planificar y establecer paréntesis en la producción corriente.
  • La otra pasa por revisar periódicamente las tareas de prioridad baja y modificar esta prioridad dependiendo de las circunstancias. Según el momento en el que nos encontremos de un proyecto o la presión que recibamos de otras personas implicadas, es muy posible que algunas tareas que hayamos marcado como de baja prioridad pasen a prioridad media.

Lo que es cierto es que necesitamos algún sistema para desatascar estas piedras acumuladas en el fondo del cubo o permanecerán allí para siempre, esperando a que tengamos un momento que nunca llegará para poder hacerles caso.

¿No paras en todo el día y aún así no llegas a todo?

Curso de productividad personal
Guía para trabajar de forma más inteligente
Consigue totalmente GRATIS estas 10 lecciones directamente aplicables a tu trabajo para aprovechar mejor tu tiempo y dejar de agobiarte por tener demasiado que hacer.

¿Te ha gustado? Tus comentarios nos enriquecen a todos ;)

Ya casi somos 5.000 trabajadores inteligentes. ¿Te unes a nosotros?