En lecciones anteriores hemos aprendido que tenemos que buscar nuestro tiempo para trabajar y que tenemos que estar muy muy enfocados mientras trabajamos.
Y seguro que has pensado «tienes razón Dani, pero yo no puedo hacer eso. Tengo que estar pendiente al email, o al teléfono, o a que venga mi jefe o…». Eso le pasa a todo el mundo, te lo puedo asegurar. Me pasa a mí, te pasa a tí, le pasa al señor más productivo del planeta. La vida es así.
Lo que tenemos que aprender es a minimizar lo más posible los focos de interrupciones y, en el caso de que sea imposible eliminarlos completamente, aprender a gestionarlas de forma adecuada. Vamos a ver cómo.
¿De donde vienen de las interrupciones?
Las interrupciones pueden ser de dos tipos: externas o internas.
Las externas son las que no dependen de nosotros. Por ejemplo, no podemos evitar que llamen al teléfono o no podemos evitar que un compañero se acerque a nuestra mesa a pedirnos ayuda. Poco podemos hacer para evitarlas salvo gestionarlas adecuadamente
Las internas son las que dependen por completo de nosotros. No solo es dejar lo que estoy haciendo para ver si me ha llegado un whatsapp ni levantarme a tomar un café cuando estoy muy concentrado. Incluyo en este grupo interrupciones que pueden parecer externas como pueden ser el correo electrónico o las reuniones.
Estos son lo que llamamos «ladrones del tiempo». Nos lo roban sin que apenas nos demos cuenta de lo que está ocurriendo (o si ns damos cuenta, pero no sabemos cómo evitarlo).
Hay menos interrupciones externas de las que podría parecer, en realidad casi todas las interrupciones pueden ser evitadas o gestionadas de forma eficiente. Ahora veremos algunos trucos.
Periodos de máxima concentración
Durante el día, es recomendable encontrar un periodo de tiempo de un mínimo de 1 hora y un máximo de 2 que yo denomino «periodo de máximo rendimiento». Son las 2 horas en las que vas a trabajar a tope en lo más difícil que tengas que hacer ese día. No vas a permitir que nada ni nadie te interrumpa. Solo estáis tu, tu tarea y una cantidad limitada de tiempo.
Si tienes la suerte de tener un trabajo en el que no es completamente necesario atender a las interrupciones instantáneamente, simplemente bloquea todas las fuentes de interrupciones: cierra el correo, desconecta el sonido del teléfono…
Para evitar que la gente venga a molestarte, podéis encontrar un convenio. Hazles saber cual es tu periodo de máxima productividad y pídeles que lo respeten. Yo uso algo llamado la técnica de la tarjeta roja que me ha funcionado a las mil maravillas en varias oficinas. Y si aún así te interrumpen, señálales amablemente que ahora no puedes atenderle. En la próxima lección veremos cómo decir «no».
Si no estas solo en tu trabajo y puedes pedir ayuda a un compañero, pídele que te cubra en tu periodo de máxima concentración, Que sea tu compañero quien atienda a todo el mundo durante estas dos ho0ras, luego puedes hacer lo mismo por el.
Es importante que tu periodo de máxima concentración no dure más de dos horas porque entonces la gente puede sentirse molesta porque siempre estás ocupado y eres inaccesible. Hay que encontrar un equilibrio para no parecer un borde ;)
Cada cosa a su momento
¿Cómo minificar el origen de las interrupciones? Fácil. Estableciendo momentos determinados en los que estar abierto a interrupciones.
Mira el teléfono un par de veces o tres a lo largo del día, resuelve los asuntos que te hayan surgido y sigue trabajando. ¿De verdad sueles tener cosas tan urgentes en tu teléfono que no pueden esperar una hora?
Cierra el correo y consúltalo solo cuando termines una tarea. Bueno, lo suyo no es consultarlo, es procesarlo. ya veremos como funciona esto más adelante. En serio, a no ser que tu trabajo sea específicamente contestar correos es muy raro que no puedan esperar 30 minutos en tu bandeja de entrada.
Cuando alguien te llame o venga a hablar contigo, usa algo llamado la «ley de los dos minutos». Pregunta si es algo que puedes resolver en dos minutos. Si es así, escucha lo que te tengan que decir y ejecuta la acción. Dos minutos es tiempo suficiente como para desconcentrarte. Pero si la interrupción va a durar más de dos minutos, de forma amable y asertiva debes decir que lo atenderás más adelante. Es difícil acostumbrarse, a todos nos gusta agradar, a todo el mundo. Pero agradar a todo el mundo significa muchas veces que nos olvidamos de agradarnos a nosotros mismos.
Lidiar con las interrupciones puede resultar complicado, pero como nos ha pasado a todos y somos bastantes las personas preocupadas por el tema ya existe formación específica bastante buena para aprender a lidiar con los ladrones del tiempo.
Que no te interrumpan es bueno para todos
ya verás que, al final, lo más importante de poder gestionar adecuadamente tus interrupciones es que te rodee una cultura de respeto por tu trabajo. Que seas productivo es bueno no solamente para ti, sino también para la empresa para la que trabajas, para tus clientes y para tu familia.
¿Prefieres que alguien te atienda al instante para despacharte lo antes posible o prefieres esperar un pcoo pero disponer de toda su atención?
¿Prefieres que alguien que trabaja para ti haga lo que le dices cuando se lo dices o prefieres que saque adelante la mayor cantidad de trabajo con la mayor calidad posible?
¿Prefieres estar 10 horas trabajando para producir 4 o prefieres estar 4 para producir 4? A todo el mundo le conviene que seas productivo, ayúdales a que lo entienda.
