Lección 5: Gestionando el email

Porque admitámoslo, el email nos roba más tiempo del que nos gustaría. Pasamos demasiado tiempo consultando el correo. Pasamos demasiado tiempo contestando el correo. Pasamos demasiado tiempo averiguando qué demonios tenemos que hacer leyendo los correos. Y, desde luego, el email nos interrumpe más de lo que nos gustaría.

La buena noticia es que todo esto tiene solución. Si tu trabajo está muy enfocado al email o depende mucho de los correos que te envíen, no te pierdas este tema porque vas a arañar muchísimas horas a tu jornada laboral.

 

El timeboxing no es solo para tareas

 

El mayor problema del correo electrónico como ladrón del tiempo es la fea costumbre que tenemos todos de tenerlo abierto continuamente, tener las notificaciones activas o consultarlo compulsivamente varias veces casi sin darnos cuenta.

Esto es una forma de procrastinación encubierta. Estamos desviando nuestra atención de algo a lo que podríamos estar dedicándo toda nuestra atención en detrimento de una acción que parece ser parte de nuestro trabajo pero que en realidad es vacía y no nos lleva a ninguna parte. Tienes la cómoda sensación de estar haciendo algo pero estás perdiendo el tiempo.

Solución: establece periodos en los que puedas consultar el correo y el resto del tiempo no lo mires. Así de sencillo. Por ejemplo, yo suelo procesar mi bandeja de entrada cada dos horas, y eso que mi trabajo es bastante reactivo y depende del email. Ojo, no digo consultar, digo procesar, ya explicaré en el punto siguiente qué significa exactamente procesar el inbox.

A lo mejor en este momento estás pensando “ya, pero si me envían un correo importante qué hago”. Bueno, ya sabemos de la lección anterior que lo importante no siempre es urgente ;) Es muy muy difícil que un correo sea tan importante y urgente que no pueda esperar dos horas a ser contestado. Si fuera algo realmente urgente, podrían ir a tu mesa o localizarte por teléfono.

Si alguien tiene algo realmente urgente que decirte y tiene la esperanza de que leas el email justo cuando te lo envía es que está mal educado. Si, hasta el jefe ;) Si tu jefe se enfada porque no has visto inmediatamente uno de sus correos siempre puedes decirle que estabas ocupado trabajando en vez de dejar lo que estás haciendo cada vez que suena la notificación de tu bandeja de entrada.

 

Procesando el inbox

 

La forma correcta de atacar tu bandeja de entrada no es contestar los correos o pegarles un vistazo. Es procesar los correos de forma que de ellos se extraigan tareas o acciones.

¿Cómo lo hago yo? (y muchas otras personas). Pues paso a paso, tengo un proceso muy definido para gestionar el email.

  • Cada dos horas abro mi correo y leo los mensajes no leídos empezando por el que tiene más antiguedad.
  • Hago una lectura rápida de cada uno de los correos y lo proceso.
  • Si puedo contestarlo en menos de 1 minuto o incluye una petición que me tome menos de 1 minuto, lo ejecuto directamente y lo borro.
  • Si no puedo contestarlo en menos de 1 minuto, creo una tarea nueva.
  • Si la tarea no es urgente la incluyo a la lista de tareas que pueden entrar en la planificación del día siguiente
  • Si la tarea es urgente intento ejecutarla el mismo día que recibo el email, idealmente justo después de procesar mi inbox. No suele ser lo normal, hay que ser realistas con esto.
  • Si el email requiere una respuesta larga o cuidada creo una tarea específica para contestar ese email.

No voy a entrar en mucho detalle porque ya te irás dando cuenta de lo que funciona exactamente para ti, pero es un buen punto de partida y te resultará sencillo acostumbrarte. Llevo años refinando este sistema y la verdad es que a mi me funciona bastante bien.

 

Cuidar el asunto

 

A parte de procesar la bandeja de entrada, la otra cosa que más influye en una gestión eficaz del correo electrónico es que estos estén redactados de forma correcta, efectiva y sistematizada. Esto es relativamente difícil de conseguir en el contenido pero es muy muy fácil hacerlo en el asunto. Uno de los grandes hitos en mi vida como persona productiva fue el día que aprendía a redactar los asuntos de los correos de forma eficaz. Conseguí no solo que los destinatarios me respondieran más rápidamente y con mayor precisión, también logré que la gente con la que solía intercambiar correos actuara de una forma parecida. Ya sabes, trata a los demás como te gustaría que te trataran a ti.

Yo tengo una serie de reglas que deben incluir todos los asuntos de emails que respondo (idealmente, también los que recibo ;P)

  1. Que contenga el nombre del proyecto al que va asociado el correo. Sin no va asociado a ningún proyecto que especifique el área con el que está relacionado, como “Facturación Q1”, “Reunion de coordinación 13 Abril” o “Vacaciones 2013”.
  2. Que el tema del asunto sea algo realmente descriptivo. No soporto los correos con asunto “Super importante” o “Leer cuanto antes!!” o esos que pone solo “nueva web” (soy desarrollador web, os podeis imaginar la cantidad de correos que debe haber en mi bandeja de entrada con ese título). No es difícil combinarlo con el consejo anterior para poner “Desarrollo nueva web Telefónica”.
  3. Cuando se trate de tareas o proyectos que vayan a general muchos emails, es recomendable prestarle más atención incluyo al asunto añadiéndole algo que indique en de fase del proyecto estamos hablando. En un desarrollo web de 6 meses prefiero encontrarme con correos tipo “Desarrollo nueva web Telefónica: primeros bocetos” o “Desarrollo nueva web Telefónica: migración de contenido”.
  4. No pongas nunca nada que indique que el correo es urgente o importante en el asunto por dos motivos. El primero es que la importancia de un correo con un asunto bien redactado la determinará el receptor al instante. La segunda es que el email es un canal de comunicación en diferido, no en tiempo real. Si tienes algo que decir realmente urgente, llama por teléfono.

Por otro lado, desde que empecé a trabajar en Gamelearn complemento estas reglas con un sistema de acrónimos que añado al asunto del correo para comunicar la destinatario qué espero del correo que le estoy enviando.

  • Utilizamos las siglas PTI (Para Tu Interés) en los emails de los que no se espera necesariamente una respuesta. PTA (Para Tu Acción) en los emails que deberán desencadenar un proceso de tareas y acciones. PTR (Para Tu Respuesta) en los correos que esperan respuesta. Con este sistema, el asunto de un correo que espera respuesta será algo como “[PTR] estado del proyecto…”.
  • También usan el correo para enviar mensajes cortos utilizando solo el asunto añadiendo al final del mismo las siglas FM (Fin Mensaje). “[PTA] Acuerdate de responder a Pepe [FM]”.

Pon esto en práctica cuento antes, te aseguro que te sorprenderá.

 

Acciones y conclusiones en tus correos

 

Cuando los emails que te cruzas con alguien se complican, se convierten en una conversación y se vuelven algo difícil de manejar, yo suelo levantar el teléfono. Si no te entienes por email cambia el canal de comunicación, desatasca la situación. A veces una llamada o conversación informal de 2 minutos ahorran mucho tiempo de intentar entenderse por email.

De todas formas, aunque quede claro lo que habéis hablado por correo, si ha tenido lugar una conversación por email me gusta siempre cerrarla con un correo recopilatorio resumiendo lo que he entendido, lo que espero que haga mi interlocutor y lo que tengo que hacer yo.

Cuando se habla de varios temas, creo un punto independiente dentro del correo para tratar ese tema en concreto.

Por ejemplo de email recopilatorio:

    1. Contrato (Pagos): esperamos que nos hagas llegar una nueva versión corrigiendo la parte de pagos para poder enviarlo firmado.
    2. Contrato (Firma): hemos pactado cambiar la fecha de firma del contrato debido a las nuevas circunstancias. La nueva fecha de firma será establecida a lo largo de la semana.
    3. Fases del Proyecto: hemos decidido que el proyecto se llevará a cabo en tres fases. La primera fase empezará en enero de 2015. (ver documento adjunto). Las fechas de inicio de las siguintes fases están por determinar.
    4. Datos de empresa: según solicitamos hace dos meses, es necesario que nos proporcionéis los siguientes datos…

 

Educar a tus compañeros

 

Cuando llegas al punto en el que procesas y escribes tus emails de forma eficiente, da mucha rabia cuando las personas que te escriben regularmente no usan un sistema similar. La diferencia entre un correo bien escrito y uno mal escrito en términos de productividad es abismal, a parte de que un email mal redactado o una serie de emails con conceptos vagos pueden llevarnos a confusión y a la ejecución de tareas mal planteadas por no haber entendido bien lo que nos pedían.

Es difícil educar a un cliente para que te envíe los correos como a ti te gustaría, pero si el correo es un canal de comunicación habitual entre los dos, se establecen ciertas reglas tácitas de convivencia que debemos fomentar desde el primer momento. Lo que te comentaba antes, el cliente agradecera que te expliques con claridad porque le haces la vida más sencilla. Si es una persona medianamente razonable, comprenderá que es imposible cumplir con tiempos de respuesta inmediatos. Lo más probable es que termine escribiéndote emails parecidos a los que redactas tu.

Con los compañeros es más fácil y más difícil. Es más fácil porque tienes mejor posición para influir en su comportamiento y es más difícil porque, al haber confianza, las reglas suelen relajarse. Entiende que por compañero incluyo a todas las personas que trabajan contigo, sea cual sea su escalafón. De todas formas, verás como la mayoría de la gente también suele amoldarse a tu forma de gestionar el correo sin demasiadas dificultades. Si tienes ocasión explícales este sistema de forma entusiasta (o diles que lean mis artículos sobre la gestión del correo electrónico). Es algo buen para la organización y para la salud de cada uno ;)

También puedes ponerte realmente duro y no contestar o pedir que vuelva a redactarlo de forma más clara. ha habido momentos en mi carrera profesional en los que me he tenido que poner muy serio con este asunto ;)

La verdad es que me he puesto a escribir esta lección y se me han quedado muchísimas cosas en el tintero. Quiero que practiques lo que te pongo aquí pero creo que hay más cosas que podrías hacer para mejorar la forma en la que gestionas el correo electrónico.

 

Para saber más…

 

El correo electrónico es la herramienta fundamental de comunicación en nuestra cultura laboral, así que merece la pena dedicar tiempo a formarse para saber cómo utilizarlo de la forma más eficiente posible. Si queréis un curso estupendo sobre el tema, te recomiendo el curso de Jeroem Sangers “Gestiona tu email con eficacia”. Es muy muy completo y aplicable a tu día a día desde el minuto 1. Si por mi fuera, sería una asignatura obligatoria en las universidades de todo el mundo.

 

Ver lección anterior

 

 

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