Como reza el dicho popular «no es más rico el que más tiene sino el que menos necesita». En el caso de la productividad personal, podríamos decir «no es más productivo el que más hace, sino el que menos necesita hacer».
Cuando empiezas a intentar a ser más productivo, el primer intento siempre suele ser optimizar tus horas de trabajo para poder hacer todas las cosas que tienes pendiente pero para las que no encuentras tiempo.
Poco a poco te vas dando cuenta de que muchas cosas que tienes pendiente dependen de la ineficiencia, tanto de los demás como de ti mismo, para comprender que hay que hacer y como hay que hacerlo. Esto degenera en problemas de comunicación y tareas innecesarias que no llevan a ninguna parte. A medida que haces la revisión de tus tareas vas viendo más y más cosas que no deberías haber hecho.
Tu cabeza se está adaptando a la ejecución selectiva de tareas. Entonces llega un momento en el que se enciende una lucecita en tu cerebro. ¿Por qué hago lo que hago? ¿Realmente necesito hacer lo que hago? ¿No podría conseguir el mismo resultado haciendo solamente esto o aquello? ¿Merece la pena el esfuerzo para esta tarea?
Mediante este proceso de revisión, asimilación y análisis pasé de ser una persona preocupada en hacer muchas cosas a ser una persona preocupada en hacer lo que debe hacerse.
No hagas lo que no necesitas hacer
Uno de mis dichos preferidos es «La mejor tarea es la que no hay que hacer porque no te lleva a ninguna parte». Es el culmen de la productividad. Si el resultado es 0, el coste de ejecución de la tarea es conveniente que sea 0.
Por supuesto, el mundo del coste-resultado (a mi me gusta llamarlo ROI) de tus acciones no es blanco y negro, siempre es gris dentro de una escala infinita de posibilidades. Discriminar qué tareas merecen la pena o no dependerá un poco de algunas reglas que te marques y mucho de tu experiencia. Voy a poner un ejemplo.
Cuando lancé este blog publicaba 2 post a la semana. La idea es que tenía que proporcionar contenido suficiente para que mis lectores permanecieran atentos a lo que tenía que decir. El coste de la tarea era alto, pero el resultado estimado también. En algún momento, empecé a plantearme cual era realmente el comportamiento de mis lectores. Hice algunas preguntas, analicé los datos y llegué ala conclusión de que la mayoría de la gente que leía mi blog lo visitaba 1 sola vez a la semana. Esto significa que estaba escribiendo el doble de lo que realmente necesitaba escribir para alcanzar mi objetivo. Por eso ahora solo escribo un post semanal y tengo más tiempo para dedicarlo a otras cosas.
Un caso muy concreto de este paradigma es el perfeccionismo. Cuanto más perfeccionistas seamos, más ineficientes seremos. Suena muy radical, pero es cierto en la mayoría de los casos. Si el coste de hacer algo es 2, de hacerlo bien es 5 y de hacerlo perfecto es 10; ¿realmente merece la pena el salto entre hacerlo bien o hacerlo perfecto? Evidentemente es mejor hacer algo perfecto que bien, pero no merece la pena el esfuerzo en relación con la inversión. Por eso mucha gente que abraza la productividad personal tiene como lema «hecho es mejor que perfecto».
No pienses lo que no necesites pensar
Uno de los mayores cambios que va a experimentar tu vida cuando leas Organízate con Eficacia, el famosísimo libro de David Allen que debes leer YA si quieres empezar a ser productivo de verdad, es el concepto de «capturar». Tu cabeza es una herramienta demasiado poderosa para almacenar información. Es mejor que utilices tu inteligencia para resolver las situaciones (procesar) en vez de para recordar qué debes hacer.
Todos venimos equipados con un Ferrari por cerebro al nacer. ¿Prefieres usar tu Ferrari como almacén o usarlo para llegar de un lugar a otro rápidamente?
Lo primero de todo es comprender que, si dispones de recursos para almacenar información de forma más eficiente y segura que tu memoria, no debes tener ningún problema en utilizarlos. Yo no recuerdo ni el teléfono de mi madre. Mucha gente me dice que soy muy vago por no memorizarlo, pero ¿por qué voy a hacerlo si solo tengo que darle a dos botones en mi teléfono móvil para llamarla?
Lo segundo es comprender que cosas deben ser capturadas y qué cosas no. No caigas en el Síndrome de Diógenes de la información. No guardes todos los artículos del mundo que hablen de un tema que te interesa para leerlos más tarde. No guardes los teléfonos de todo el mundo con el que hayas cruzado 3 palabras. No tengas listas absolutamente para todo. Cuanta más información almacenes más tiempo tardarás en encontrar los datos que realmente necesitas. Se duro con tus filtros para evitar caer en la infoxicación.
Lo tercero es que te hagas con herramientas para almacenar todo lo que necesitas almacenar. Puede ser Evernote, las notas de tu movil o una libretita y un boli. Lo que quieras, pero ten siempre algo a mano para capturar la información que necesite ser capturada.
No compres lo que no necesitas comprar
En este punto quizás no estemos de acuerdo, pero tengo que contarte mi filosofía de vida. Soy minimalista. Esto significa que utilizo solo lo que necesito para vivir, en la medida de lo posible. Y soy minimalista porque decidí ser productivo.
A medida que fui deshaciéndome de tareas que no necesitaba hacer, de convencionalismos que no necesitaba en mi vida y de procedimientos obsoletos que dominaban la vida de muchas personas que mke rodeaban simplemente porque «siempre lo habían hecho así», me fui dando cuenta de que cuantas más cosas quisiera más esfuerzo debería hacer para comprarlas y mantenerlas.
Para la mayoría de nosotros, el tiempo es dinero, en mayor o menor proporción. Así que cuando estás comprando algo, lo estás comprando con tu tiempo. Si cobras 40€ netos la hora de trabajo y te quieres comprar una televisión que cuesta 800€, en realidad la estás comprándola con 20 horas de tu vida. Unos dos días y medio de trabajo. ¿No te gusta levantarte para ir a trabajar? SI no te hubieras comprado esa tele podrías haber estado 2,5 días durmiendo en tu casa (si tu jefe te deja ,claro)
Con este pensamiento en mente, soy muy estricto a la hora de decidir qué cosas compro y cuales no. Normalmente pago dinero por las cosas que necesito imperiosamente para vivir o las cosas que me van a proporcionar mejoras en mi forma de vivir que merecen la pena de verdad, buscando siempre la forma más justa de hacerlo.
Si te interesa esta filosofía de vida que compartimos ya muchas personas a las que nos interesa el mundo de la productividad y la optmización de recursos, tengo que recomendarte el libro de Valentina «Minimalismo Anticrisis». Por 7€ es la mejor compra que harás en tu vida porque te va a contar un montó de cosas interesantes.
Os dice un señor que ha llegado a pasar varios meses trabajando 80 horas semanales. Necesito trabajar menos que antes para vivir y me ha convertido en una persona más feliz.
