El arte de definir tareas

El arte de definir tareas

Hasta que no te metes de lleno en esto de la productividad personal, puedes considerar como tarea cualquier cosas escrita de forma más o menos comprensible en una lista de pendientes. Y este es el primer error que nos aleja de la senda de la productividad.

En realidad, una de las cosas más importantes para mejorar nuestra productividad es saber formular tareas. No os preocupéis, no es difícil. Requiere práctica pero el beneficio que se obtiene es mucho y a muy corto plazo.

Lo primero que debemos saber es que una tarea que se considere como tal debe cumplir 4 reglas fundamentales.

1 No es suficiente con apuntar una tarea, es imprescindible separar las tareas grandes en tareas más pequeñas que sean fácilmente abarcables. Toda tarea compleja se componen de subtareas que se pueden ejecutar o delegar de forma sencilla. Lo que se conoce como divide y vencerás.

2 Las tareas no solo deben ser abarcables, deben estar lo bastante bien definidas como para que reflejen claramente la acción que conllevan. Este es uno de los consejos más valiosos que nos da David Allen en su método Getting Things Done. No es lo mismo anotar “llamar para pedir cita al médico” que anotar “llamar al 555 000 555 y cerrar una cita para el martes 25 de mayo con mi médico de cabecera”.

3 Las tareas tienen que tener asignada una fecha límite para ser ejecutadas. Recordad la Ley de Parkinson: toda tarea se alarga hasta ocupar todo el tiempo disponible. Sin fecha límite nunca terminarás las tareas. En el caso de que no tenga una fecha límite asignada no podrá tratarse como tarea a ejecutar.

4 Se tiene que señalar de antemano y de forma inequívoca qué significa completar una tarea. Lo que en la metodología SCRUM se conoce como “definición de hecho”. Hay que ser muy estrictos porque hay ciertas tareas que nos resultarán muy difíciles de cerrar si no definimos que significa terminarlas. Este es un problema muy frecuente en las personas que se consideran demasiado perfeccionaras. En realidad lo más frecuente es que no saben cuando han terminado algo y cuando no.

¿Parece muy estricto? Bueno, en cierto modo lo es, pero para ser productivos debemos aprender a enfocarnos y, para enfocarnos, lo primero que tenemos que aprender es a marcarnos los objetivos a más corto plazo. Las tareas son los ladrillos que construyen el edificio de nuestro trabajo y si la calidad de los ladrillos no es la adecuada entonces nuestro edificio será inestable.

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Acerca del autor de esta entrada, Daniel Grifol

Hola. Me llamo Daniel y yo también pensaba que estaba hasta arriba de trabajo. Hace años me dí cuenta de que me pasaba el día haciendo cosas pero no llegaba a ninguna parte. Decidí dejar de quejarme, pararme a pensar un poco y aprender a trabajar mejor. Lo que aprendí te lo cuento en mi curso gratuito de Productividad Personal.

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  • Muy importante la necesidad de dividir las tareas complejas en tareas sencillas –lo que David Allen llama en GTD siguientes acciones–, y lo de redactarlas correctamente para incitar a la acción de manera inequívoca y precisa. Lo que definitivamente considero un error productivo es el asignar fechas de vencimiento subjetivas a las tareas. La Ley de Parkinson está sobrevalorada, y no es mas que una excusa para no asumir la responsabilidad de nuestra propia ineficiencia.

    Las únicas fechas de vencimiento que deberíamos utilizar son las que nos vienen impuestas, es decir, las fechas de vencimiento objetivas. Las fechas de vencimiento que nos inventamos, generalmente no tienen un fundamento objetivo. ¿Qué criterio seguimos para decidir que debemos entregar un informe un lunes, si nadie nos lo ha pedido? ¿Por qué no el miércoles? ¿Qué sucede de malo si el lunes no podemos entregarlo? ¿No daría lo mismo hacerlo el martes?

    Las cosas que no tienen fecha de vencimiento objetiva –impuesta–, se hacen lo antes posible, cuando el contexto, tiempo disponible y nivel de energía mental nos lo permitan. Intentar poner fechas de vencimiento inventadas a las tareas no es mas que fuente de estrés innecesario –por creer que debemos hacer algo hoy que en realidad puede hacerse mañana, o pasado mañana–, frustración –cuando incumplimos–, e ineficiencia –al tener que “replanear” asignando a la tarea un nueva fecha de vencimiento inventada.

    La alternativa a poner fechas de vencimiento inventadas es hacer algo que nos gusta poco y nos cuesta mucho: revisar nuestras listas de acciones, sistemáticamente, y decidir qué es lo siguiente que debemos hacer con criterio.

    • Gracias por tu comentario Jerónimo, muy interesante.

      Tienes toda la razón en cuento a que la ejecución de tareas debería nacer de una revisión sistemática y reflexionada de nuestras próximas acciones.

      En este sentido, yo particularmente uso Agile para la gestión de tareas. No pongo una fecha de realización de la tarea, pero si pongo una fecha límite en la que tienen que estar terminadas todas las tareas que he planificado que debo hacer un en determinado periodo de tiempo (que llamo “sprint”, porque el concepto está copiado de SCRUM). Yo reviso mi lista de tareas y planifico cada domingo lo que debería hacer durante las próxima semana. Esto establece un marco temporal y unos plazos juiciosos que me presiona para poder alcanzar mis objetivos alcanzando metas intermedias sin perder de vista el objetivo final.

      Por supuesto lo ideal sería dedicar todo el tiempo y toda la energía posible en cada momento para maximizar resultados, peor me resulta tremendamente complicado mantener el nivel de tensión necesario durante periodos de tiempo prolongados. Soy un señor vago y con poca fuerza de voluntad por naturaleza, siempre lo he dicho, y ese es el motivo por el que abrazo la productividad personal. El sistema de planificación por sprints suple mi incapacidad innata para automotivarme.

      Dentro de este sistema de ejecución de tareas, siempre procuro atacarlas lo antes posible. Nunca tienen una fecha determinada, pero sí tienen una fecha límite. La mitad de mis sprints terminan sin gran problema y suelen proporcionarme una tarde de “descanso” en la que me siento satisfecho porque he terminado lo que me había autoimpuesto esa semana. Otras veces la disciplina de la fecha límite me obliga a hacer esfuerzos suplementarios y a sacar fuerzas de flaqueza. Y, las menos, comprendo que las circunstancias no son las apropiadas y se aborta el sprint (las semanas que estoy enfermo por ejempo)

      Supongo que, como todo en el mundo de la automotivación, no es un sistema perfecto, pero es un sistema al que me he adaptado bastante bien y que funciona para mi.

  • Lo mas pronto posible es un principio poderoso que acelera toda tarea o trabajo porque viene cargado con todo la energia, ya que detrás de ésto está la prioridad que es determinante para enfocarse a definir acciones de cualquier asunto en el que la sangre te hierve por hacer…nada se puede comparar con la rapidéz aplicada en estas circunstancias…las fechas límite son solo para el caso que de antemano nos hayamos comprometido a tener los resultados en esas condiciones, nada mas.

    • Lo antes posible desde luego que es un principio poderoso si tienes impulso. Si no tienes impulso, la motivación tiene que venir de otro lado. En mi caso la encuentro en el compromiso, y creo compromiso asignando una fecha límite a la tarea y haciéndola pública. Es lo que tiene ser un tipo vago que pretende ser productivo XD

      Gracias por tu comentario.

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