Continuando con la serie de artículos en los que tratamos el asunto de mejorar la eficiencia del correo electrónico, hoy quería tratar de las cadenas de emails.
Muchas evitamos una conversación de teléfono o una reunión cara a cara manteniendo una especie de conversación por correo electrónico. un interlocutor trata una serie de asuntos, el otro le contesta entre líneas, el primero vuelve a contestar a su vez y así sucesivamente hasta tener una auténtica obra de teatro con varios actos en una sola cadena de correos.
Dejar que ocurra esto tiene una serie de desventajas que lastran muchísimo nuestro trabajo:
- A menudo el tema que se trata al final no tiene nada que ver con el asunto del email.
- Al ser emails tan largos es muy fácil que se nos escapen detalles de la conversación.
- No sirven para archivar información porque encontrar una frase en concreto dentro de la cadena es imposible.
- Su tiempo de lectura es mayor que el de un email normal que contenga la misma información.
Para evitar que esto ocurra, debemos ser muy estrictos con el tratamiento que damos a las conversaciones por correo electrónico aplicando una serie de principios que harán que nuestra gestión del correo sea mucho más eficiente:
- No dejes que la conversación se desvíe de tema original: si ves que la cadena de emails empieza a tratar un tema diferente del tema de origen, cierra la conversación actual para iniciar una nueva cadena de emails.
- Haz un resumen al final de la conversación: en este sentido me gusta aplicar las mismas técnicas a las conversaciones por correo electrónico que a las reuniones físicas. Debes establecer claramente los puntos a tratar en la conversación al inicio y recapitular y compartir las conclusiones al final.
- Cada tema en una sola cadena: el correo electrónico es gratis y no se gasta, así que no debe preocuparte tratar temas diferentes en emails diferentes aunque sea con el mismo interlocutor. Combinado con una redacción apropiada del asunto da unos resultados excelentes.
- No reenvíes cadenas de correo: no existe nada peor que te llegue un email con asunto «Mírate esto, es importante», abrirlo y encontrarte con una cadena de decenas de emails respondiéndose entre sí. Si envías ese tipo de correos es difícil para tus compañeros extraer información y enfocar el objetivo del correo. Una vez terminada tu conversación por correo, recapitula y envía a tus compañeros el resumen de las conclusiones.
Siguiendo estos consejos conseguirás mejorar tu estructura de la información contenida en tus correos electrónicos a la vez que mejorará el flujo de comunicación con tus interlocutores, por no hablar del tiempo que ahorrarás al no tener que leer una y otra vez conversaciones pasadas para poder encontrar una o dos frases que necesitas en un momento concreto.
De verdad, inténtalo. Tus clientes, tus compañeros de trabajo y tú lo agradeceréis.
Buenos consejos, Dani. Yo prefiero ser cortante y directo. Cuando veo un ping-poneo, prefiero levantarme de mi sitio y hablar directamente con la persona, o llamarla por teléfono. Mi tiempo (y el suyo) son demasiado importantes como para perderlo en vanalidades. Un abrazo.
Me temo que yo soy como tu. Comunicarse en el trabajo es transmitir lo que quieres decir de la forma más clara y concisa posible.
De todas formas, hay muchas cosas que deben quedar escritas en correos porque las palabras por teléfono se las lleva el viento pero los correos permanecen.
Un abrazo Rafael.