Escribiendo emails eficientes: pon atención al asunto

Escribiendo emails eficientes: pon atención al asunto

En cualquier trabajo la pelea por establecer unos protocolos de comunicación más o menos racionales a la hora de comunicarnos por correo electrónico es una pelea constante que muchos han dado por perdida. No olvidemos que el email es probablemente el mayor ladrón de atención con el que tenemos que lidiar, por lo que saber ponerle el bozal constituirá una victoria importante a la hora de ser más productivos en nuestro trabajo.

El problema no es la cantidad de correos que nos llegan, el problema es no saber gestionar apropiadamente nuestros correos desde el instante en el que iniciamos la comunicación con nuestro interlocutor hasta el momento en el que gestionamos su respuesta. Es un tema recurrente en los círculos de productividad personal al que me gustaría aportar un granito de arena con una serie de consejos hablando de este asunto.

El primer consejo de la serie es bastante obvio; haz que el asunto del correo cuente. Piensa que el asunto y el remitente son los dos únicos elementos que tenemos para determinar si un email nos interesa o no antes de abrirlo, así que es mejor tomarse 10 segundos y pensar que debemos poner.

  1. Que contenga el nombre del proyecto al que va asociado el correo. Sin no va asociado a ningún proyecto que especifique el área con el que está relacionado, como “Facturación Q1”, “Reunion de coordinación 13 Abril” o “Vacaciones 2013”.
  2. Que el tema del asunto sea algo realmente descriptivo. No soporto los correos con asunto “Super importante” o “Leer cuanto antes!!” o esos que pone solo “nueva web” (soy desarrollador web, os podeis imaginar la cantidad de correos que debe haber en mi bandeja de entrada con ese título). No es difícil combinarlo con el consejo anterior para poner “Desarrollo nueva web Telefónica”.
  3. Cuando se trate de tareas o proyectos que vayan a general muchos emails, es recomendable prestarle más atención incluyo al asunto añadiéndole algo que indique en de fase del proyecto estamos hablando. En un desarrollo web de 6 meses prefiero encontrarme con correos tipo “Desarrollo nueva web Telefónica: primeros bocetos” o “Desarrollo nueva web Telefónica: migración de contenido”.
  4. No pongas nunca nada que indique que el correo es urgente o importante en el asunto por dos motivos. El primero es que la importancia de un correo con un asunto bien redactado la determinará el receptor al instante. La segunda es que el email es un canal de comunicación en diferido, no en tiempo real. Si tienes algo que decir realmente urgente, llama por teléfono.

 

Es sorprendente cómo simplemente siguiendo unas sencillas normas a la hora de redactar y procesar correos electrónicos perderemos menos el tiempo de lectura y organización a la vez que ayudamos a nuestros compañeros a contagiarse de nuestros esfuerzos por mejorar nuestra productividad.

Aunque lo sorprendente de verdad es la cantidad de veces que ignoramos la mayoría de estas reglas y después nos quejamos de la cantidad de correos que tenemos. procuraré hacer más incapié sobre este tema las próximas semanas.

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