La correcta gestión de proyectos es uno de los puntos que más importancia tienen en el éxito de una organización. Da igual contar con los mejores profesionales y los mejores servicios del mercado, si los proyectos no son gestionados correctamente ninguna empresa que emprendamos podrá tener éxito.
Siempre digo que la gestión de proyectos es un trabajo en sí mismo, que se aprende con la experiencia y para el que se deben tener unas cualidades muy específicas. No se trata simplemente de llevar un control de las tareas que se han hecho, se trata de aplicar una filosofía de trabajo para la consecución de un fín.
Existen muchas formas de gestionar proyectos, realmente tantas como personas, pero podemos distinguir dos grandes grupos o “filosofías” de project management.
Control por procesos o tareas
Es un buen sistema cuando nuestro modelo de producción esté bien definido y encapsulado, como en los modelos por flujos o en cascada. Estos son los modelos clásicos de producción, por lo que mucha gente está familiarizada con ellos y realmente son los más fáciles de entender.
La base de este sistema está formada por listas de tareas predefinidas asignadas a diferentes actores. Se deben establecer interdependencias en las listas de tareas para saber cuáles deben ser completadas antes que otras.
Una vez definidas las tareas correctamente, el trabajo principal del project manager consiste en comprobar que todo el mundo tiene la información necesaria para realizar las tareas que les han sido asignadas y velar por que estas tareas sean completadas en la fecha prevista.
Evidentemente existen innumerables factores que hacen que sea algo más complicado que simplemente controlar que la gente está haciendo bien su trabajo. Están el balanceo de cargas de trabajo, la visión de futuro, la gestión de imprevistos…
Es este artículo hablo sobre algunas de las metodologías tradicionales para la gestión de proyectos.
Metodologías ágiles
Es un sistema perfecto en entornos de alta incertidumbre, donde no sabemos muy bien en que consiste el proyecto que estamos gestionando. En este escenario, tenemos una meta final más o menos clara pero no tenemos un plan de ruta para lograrlo, tenemos que avanzar poco a poco y comprobar el terreno antes de avanzar.
Las metodologías ágiles son geniales para la gestión de este tipo de proyectos. Se basan mucho en el expertis de los colaboradores en el proyecto y en la comunicación, legando la organización a reuniones diarias y la toma de decisiones prácticamente instantánea.
El project manager en este caso se convierte en un punto de referencia. Debe ser el catalizador del trabajo de los implicados, velando por que todos estén coordinados y por que nadie pierda el foco del proyecto en ningún momento.
En este artículo podréis encontrar algunas de las metodologías ágiles de gestión de proyectos que se usan con más frecuencia.
Reactivos
A mi me gusta concebir el control de calidad y los servicios de atención al cliente como proyectos en sí mismos sin un principio ni un final definidos. Son proyectos en las que la labor de un project manager es ardua, porque en un principio parecen ser un conjunto de llamadas o incidencias sin forma que se suceden a lo largo de los días.
El project manager debe tomar todas estas incidencias, estandarizarlas, definir flujos de actuación y establecer planes de revisión y mejora del sistema. Es decir, tiene que tomar un trabajo sin forma definida y convertirlo en un proyecto cuyo principal valor está en el establecimiento de ciclos de mejora contínua.
Es un trabajo realmente difícil que necesita la mano de un gestor con mucha experiencia y con capacidad para mirar mucho más allá del trabajo diário.
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