Gestión de correos: saca la basura

Gestión de correos: saca la basura

Continuando con la serie de artículos en la que hablo de la gestión del correo electrónico, le toca el turno a una de las tareas a las que menos solemos prestar atención a la hora de gestionar nuestro correo electrónico: limpiar regularmente nuestros correos almacenados.

Supongamos que somos unas personas organizadas y tenemos nuestro correo perfectamente colocado siguiendo una estructura de carpetas y etiquetas, cada una con sus colores y comentarios. Ocurre frecuentemente que los primeros meses la consulta entre los correos guardados es bastante rápida, pero a medida que pasan los meses y los años, se convierte en una tarea lenta y bastante ardua.

Piensa en esto: tener la información bien ordenada no significa que esté almacenada de forma óptima.

Y es que debemos estar prevenidos contra el Síndrome de Diógenes del correo. Es fácil guardar correos, pero nos resulta difícil tirarlos a la basura. Esto se traduce en que acumulamos una gran cantidad de correos inútiles que reducen nuestra efectividad a la hora de localizar información entre nuestras bandejas de correo. Encontrar un dato entre 100 correos es más efectivo que encontrarlo entre 10.000, aunque utilicemos filtros buenísimos y buscadores muy potentes.

Yo suelo hacer una limpieza de mi correo más o menos una vez cada trimestre, cuando se cierran algunos ciclos de producción y puedo tomar decisiones sobre qué correos puede seguir resultando útiles y cuales puedo eliminar sin miedo.

Los primero que deberíamos hacer es borrar correos que carecen completamente de utilidad en el contexto actual. ¿Por qué deberíamos guardar los correos que hablan de una oportunidad comercial que surgió hace 3 años? ¿Necesitas los correos en los que se negocian las fechas de las reuniones que ya se han celebrado? ¿De verdad te van a resultar útiles en algún momento?

Lo segundo que deberíamos contemplar es tener cuidado de almacenar correos que contengan solamente información relevante. No tiene sentido guardar una conversación de 10 correos con un cliente en la que el único dato relevante es su dirección o una clave. Guarda solamente los correos en los que hay información que puede resultar útil para consultar o argumentar decisiones en el futuro y desecha el resto.

Si hacemos este ejercicio de mantener nuestras bandejas limpias y aseadas regularmente veremos como acudimos cada vez más a nuestro gestor de correo para consultar información porque podremos hacerlo de una forma rápida y sencilla, convirtiendo de nuevo nuestros correos guardados en útiles archivos de donde extraer datos o comprender contextos de decisión.

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Acerca del autor de esta entrada, Daniel Grifol

Hola. Me llamo Daniel y yo también pensaba que estaba hasta arriba de trabajo. Hace años me dí cuenta de que me pasaba el día haciendo cosas pero no llegaba a ninguna parte. Decidí dejar de quejarme, pararme a pensar un poco y aprender a trabajar mejor. Lo que aprendí te lo cuento en mi curso gratuito de Productividad Personal.

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