Gestión de interrupciones: el correo electrónico

Gestión de interrupciones: el correo electrónico

El asunto de cómo y cuándo procesamos nuestra bandeja de correo electrónico es un tema recurrente en los círculos de productividad personal porque todos los que nos preocupa cómo empleamos nuestro tiempo sabemos de los peligros del email.

Lo más habitual es tener tu gestor de correo electrónico abierto todo el día. Estás trabajando tranquilamente y, cuando te llega un email, dejas lo que estás haciendo, le pegas un vistazo y, dependiendo de su “urgencia”, lo respondes inmediatamente o decides contestarlo más adelante.

Resultado: tu trabajo ha sido interrumpido exactamente igual que si alguien hubiera ido a tu sitio o te hubiera llamado por teléfono. Multiplica este comportamiento por la cantidad de emails que te llagan al día y verás la cantidad de tiempo que desperdicias absurdamente concentrándote alternativamente en el correo electrónico y en la tarea que estás realizando.

Lo más óptimo a la hora de gestionar el correo es establecer un periodo de tiempo definido y limitado para ello dentro de tu jornada laboral. Es lo que a mi me gusta denominar periodos administrativos. Aproximadamente cada hora, en mi caso justo antes de cerrar mi ciclo pomodoro, abro mi bandeja de entrada y proceso mi correo. Si algún correo es especialmente complejo, requiere un análisis profundo o desemboca en una tarea de más de 5 minutos, lo añado a mi lista de tareas del día.

Es posible que pienses “estupendo, pero qué pasa si me llega un email urgente”. Debes pensar que la ventaja del correo electrónico es precisamente que se trata de un canal de un canal de comunicación en diferido en el que nadie se extraña por que tarden en responderle una hora. Si se tratara de un asunto realmente urgente, tan urgente que no pueda esperar un máximo de una hora, no tienen más que descolgar el teléfono y llamarte.

Percibir la llegada de un correo como una distracción que debes evitar en tu trabajo es un gran paso en el camino a mantener tus niveles de concentración altos durante gran parte de tu jornada. Además, a diferencia de otros consejos sobre gestión de las interrupciones, este depende única y exclusivamente de ti.

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Acerca del autor de esta entrada, Daniel Grifol

Hola. Me llamo Daniel y yo también pensaba que estaba hasta arriba de trabajo. Hace años me dí cuenta de que me pasaba el día haciendo cosas pero no llegaba a ninguna parte. Decidí dejar de quejarme, pararme a pensar un poco y aprender a trabajar mejor. Lo que aprendí te lo cuento en mi curso gratuito de Productividad Personal.

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