Cuando hablamos de gestionar las interrupciones en el trabajo siempre pensamos en tres cosas fundamentales: los compañeros, las llamadas de teléfono y el email. La naturaleza de cada una de estas tres fuentes de interrupciones es muy distinta y deben ser gestionadas de forma muy diferente.
Sin embargo, desde hace algunos años y cada vez con más fuerza, existe una nueva fuente de interrupciones: la mensajería instantánea. Llámalo Whatsapp, Line, GTalk o como desees, la realidad es que cada vez somos interrumpidos con más frecuencia por esta vía, por lo que debemos aprender a gestionarlas correctamente.
Los servicios de mensajería tienen una particularidad: combinan un canal de comunicación secuencial muy similar al email pero nuestro interlocutor espera recibir respuesta inmediata como si se tratara de una llamada de teléfono. Por eso a muchos usuarios este tipo de tecnologías les crea ansiedad y muchos terminan por no utilizarlo.
La cuestión es que yo soy un firme defensor de los servicios de mensajería instantánea, de hecho creo que servicios como Skype o Gtalk ayudan a mejorar la productividad, pero no utilizados de cualquier forma.
Mi recomendación es dar a los mensajes un tratamiento similar al del email. Establece dentro de tu jornada laboral periodos para gestionar tus mensajes. Como mi sistema de trabajo está construido entorno a ciclos Pomodoro de 50 minutos, aproximadamente cada hora proceso mi Whatsapp y mi Gtalk y respondo a los mensajes.
Como la mayoría de estrategias de gestión de las interrupciones en el trabajo, poder aplicar correctamente este principio tiene un fuerte componente educacional. Debemos ser comprensivos y ayudar a nuestros familiares, amigos o compañeros de trabajo a que compartan nuestra visión de que es genial estar en contacto por Whatsapp, pero no porque reciba un mensaje estoy obligado a responder inmediatamente.
Esta es quizás una de las interrupciones más difíciles de gestionar por la reacción que puede generar en nuestros interlocutores. Aunque desde hace muchos años han existido los MSN o Skype, no ha sido hasta el auge de los smartphones cuando se ha convertido en una forma de comunicación realmente instantánea y absolutamente masiva. Eso supone que no exista una cultura asentada sobre qué esperar de tus interlocutores dentro una forma de comunicarse relativamente nueva.
En definitiva, usar aplicaciones como Whatsapp en el trabajo está bien y jamás se debería prohibir. Lo que debemos aprender es a gestionarlo de forma correcta para que no suponga una interferencia en nuestra jornada laboral.
Aquí me surge una duda, te he leido acerca de email, y ahora de mensajería, pero como gestionar las interrupciones de compañeros? o de superiores? hay días que tengo un Luis cada 5 minutos (no es exageración he llegado a los 15 Luis por hora) y me empieza a desesperar bastante, además no puedes contestar mal…
Por supuesto las interrupciones del jefe son las más molestas porque las consideramos «más importantes».
Es importante intentar concienciar a tus compañeros, jefes incluidos, de que existen periodos para poder interrumpirte y periodos en los que te deben dejar trabajar porque eso redunda no solo en tu beneficio, sino también en el suyo propio.
Lo que más cuesta es establecer esta cultura. Lo más sencillo es que, si tienes confianza con tus jefes, compartas lo que has leído aquí con ellos para que comprendan tu punto de vista.
Una vez la gente se acostumbra a que les atiendas cuando puedes (sin dejar pasar demasiado tiempo), comprobarás como puedes decirles eso de «te atiendo cuando acabe esto» sin miedo a represalias.
Eso si, contesta siempre educadamente y préstales toda tu atención cuando puedas. Prácticamente todo puede esperar media hora, y eso lo saben también tus jefes. Las maquinas que mejor funcionan son las que no tienen arena en los engranajes.
Como lidiar con grupos de whatsapp en donde no quieres participar pero estas «obligado» a estar. Como en las colonias donde por este medio se discuten temas como el perro que se salió, el albañil que se quedó trabajando tarde, fuera de horario, los niños que hicieron alguna travesura etc… Y todos dan sus puntos de vista y no sé llega a nada…