Herramientas avanzadas para mejorar la eficiencia de tus comunicaciones por email

Herramientas avanzadas para mejorar la eficiencia de tus comunicaciones por email

Los que lleváis tiempo siguiéndome conocéis mi obsesión por gestionar el correo electrónico de forma eficiente. Considero que hacer un mal uso de esta poderosa herramienta de comunicación supone convertir a uno de nuestros mayores aliados en uno de nuestros peores enemigos.

En el pasado, hemos hablado de procedimientos y técnicas para hacer que nuestro inbox no se convierta en un problema. Por eso, hoy me gustaría hablaros de algunas herramientas relacionadas con el correo que quizás os resulten un poco exóticas pero que os recomiendo tener muy en cuenta para mejorar vuestra eficiencia.

 

Firma de correo

 

La mayoría de nosotros nos limitamos a escribir nuestro nombre al final de cada uno de nuestros emails (una y otra vez, todo hay que decirlo). Podemos hacerlo mejor.

Seguramente la mayoría de vosotros sabéis que las herramientas que utilizamos para gestionar nuestro email permiten la inclusión de firmas predefinidas que se añadirán al final de cada email que enviemos. Algunas incluso permiten añadir varias de entre las que podremos escoger dependiendo del propósito de nuestro mensaje.

La firma de tus emails puede ser una excelente herramienta que te ayude a prever algunos problemillas de comunicación con tus interlocutores. Por ejemplo, si añades datos de contacto como teléfono, dirección física o dirección de tu web, skype… es posible que te ahorres 5 o 6 correos a la semana de personas que te preguntan precisamente por estos datos.

De todas formas, quizás no te perezca imprescindible añadir un pequeño texto al final de tus emails con tu nombre y algunos datos de tu negocio, pero al no hacerlo estás perdiendo una excelente oportunidad de transmitir una imagen profesional. Detalles como poner tu logo, una pequeña foto o enlaces a tus redes sociales pueden ayudar a transmitir al destinatario del correo que nuestro universo personal es mucho más amplio de lo que se deja entrever en un correo e invitarle a explorarlo.

A nivel corporativo, me parece imprescindible que todas las personas tengan una firma que incluya al menos su nombre completo, teléfono y extensión, cargo y departamento. Es increíble la cantidad de tiempo que puede llegar a perderse en las grandes empresas interpretando erróneamente la información por no conocer quién es nuestro interlocutor o buscando exactamente de dónde vienen las peticiones.

 

Tener preparados correos tipo

 

Piénsalo despacio. Cuantas veces escribes a la semana la misma respuesta para correos parecidos. La respuesta depende evidentemente del número de emails que recibas, pero estoy seguro que hay un alto porcentaje de ellos que sueles solventar de dos o tres maneras diferentes “Lo miro y te cuento”, “Lo siento, no puedo ayudarte”, “aquí tienes mis datos”, “Te envio las instrucciones para…”

A mi juicio, lo mejor para estos casos preparar una serie de correos tipo que nos sirvan de base para los mensajes más frecuentes que solemos escribir. Yo los guardo como textos en Evernote, pero hay muchas formas diferentes de hacerlo. De este modo, cuando alguien nos escriba haciéndonos una de nuestras “preguntas frecuentes”, solo tendremos que copiar y pegar el texto, quizás editarlo un poco para personalizar el mensaje y enviarlo.

Cuando detectes que tu respuesta a varios correos empieza a ser similar y no tienes un mail tipo, párate unos minutos, escribe una respuesta genérica cuidada y guárdala como mail tipo.

Yo también uso los correo tipo de forma activa, no solo reactiva. Por mi trabajo, hay muchas personas a las que tengo que abordar de una forma muy similar. Esto no significa que no cuide lo que quiero decirles, el mensaje es fundamental, significa que como a casi todos tengo que decirles lo mismo, uso varios emails tipo que tengo guardados en varios idiomas y los retoco para causar el mayor impacto posible.

En su momento, dediqué tiempo a preparar estos emails tipo. Elegí las palabras cuidadosamente, revisé varias veces lo que quería decir y dejé espacios deliberadamente para personalizar el mensaje. Y puedo aseguraros que funciona realmente bien, desde que lo he hecho no solo he conseguido reducir de forma espectacular el tiempo que empleo en prospecciones por correo, sino que mis resultados son mucho mejores.

 

Autoresponder

 

Autoresponder significa configurar mensajes de correo que se enviarán automáticamente cuando se producen ciertas acciones.

Esta herramienta puede parecer un poco más complicada que las anteriores, pero estoy seguro de que la gran mayoría de vosotros la ha utilizado alguna vez en los clásicos mensajes de “Estoy de vacaciones”. Aunque no lo hayáis hecho nunca, seguro que en estos meses de verano estáis recibiendo unos pocos XD

Los mensajes de autorrespuesta se están consolidando como una poderosa herramienta de marketing. No es lo mismo escribir a una persona a través del formulario de su web y tener que esperar a su respuesta que recibir un correo automáticamente diciendo que nos pondremos en contacto con la persona interesada lo antes posible.

Si este mensaje de autorespuesta además está cuidado y bien hecho, puede convertirse incluso en una herramienta de ventas. Por ejemplo, aqui podreis encontrar algunos tipos de autorespuestas a

Existen numerosas herramientas de emailing que permiten gestionar la autorrespuesta a determinadas acciones del usuario. Requieren cierto aprendizaje para poder utilizar todo su potencial, pero realmente merece la pena.

 

Cadenas de correos

 

La evolución natural de la autorespuesta es la creación de cadenas de correo. Una cadena de correo es una serie de emails que se inician con un evento (normalmente cuando tu interlocutor se suscribe a través de un formulario) y que envía cada uno de los mensajes de una secuencia respondiendo a determinados criterios, lo más habitual es que sean temporales.

Esto es lo que ocurre cuando contactas con un blogger a través de su web y recibes un mensaje suyo cada semana promocionando su contenido o sus productos. No es que ese bloggler envie varios correos a la semana, es que tiene el sistema de cadenas de correos configurados de tal modo que cada semana recibirás el email correspondiente dentro de una cadena de correos que ha creado dentro de su estrategia de email marketing.

Esta herramienta funciona genial para los departamentos de atención al cliente o para los departamentos de comunicación de las empresas. Haz el trabajo de redacción una sola vez y deja que sean las herramientas de correo las que se encarguen de comunicarse con los usuarios en el momento adecuado.

 

Plantillas de correo

 

Los correos realmente profesionales que enviemos no pueden ser un montón de líneas de texto plano. Idealmente deben tener una maquetación cuidada, tener textos en diferentes formatos para facilitar la legibilidad, incluir nuestra imagen de marca o personal, logos de redes sociales, quizás algunas imágenes que refuercen el mensaje.

Lo mejor que podemos hacer es hacernos con alguna plantilla de correo y editarla para que queden a nuestro gusto. A nivel básico es sorprendentemente sencillo, basta con copiar y pegar, aunque algunos cambios pueden requerir ciertos conocimientos de HTML o CSS.

A la hora de elegir una plantilla, personalmente os aconsejo que no sea muy barroca. Demasiados elementos de diseño pueden distraer al interlocutor de lo realmente importante, que no deja de ser el mensaje que queremos transmitir.

También es importante que sea una plantilla responsiva, esto es, que se adapte a varias resoluciones de dispositivo. A la hora de hablar de correo electrónico, tenéis que tener en cuenta que más de la mitad de los emails se abren en soportes móviles. Necesitamos una plantilla en un formato que se pueda ver perfectamente en estos dispositivos.

 

Quizás necesitéis investigar más sobre estas herramientas. Quizás necesitéis también algo de tiempo para aprender a utilizarlas. Os aseguro que cualquier cantidad de tiempo que invirtais en dominar las herramientas avanzadas de correo y a aprender sobre herramientas de email marketing será tiempo bien invertido.

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Acerca del autor de esta entrada, Daniel Grifol

Hola. Me llamo Daniel y yo también pensaba que estaba hasta arriba de trabajo. Hace años me dí cuenta de que me pasaba el día haciendo cosas pero no llegaba a ninguna parte. Decidí dejar de quejarme, pararme a pensar un poco y aprender a trabajar mejor. Lo que aprendí te lo cuento en mi curso gratuito de Productividad Personal.

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