Implantación de una herramienta para la gestión de proyectos: definir el formato de comunicación

Implantación de una herramienta para la gestión de proyectos: definir el formato de comunicación

Pensemos por un instante qué es una herramienta de gestión de proyectos. Podríamos considerarlo un sistema por el cual planificamos las tareas de un conjunto de personas. Pero en realidad, eso no lo hace la herramienta, lo hacen las técnicas de project management.

Podríamos considerarlo entonces una forma de controlar el trabajo de un conjunto de personas, pero un proyecto no se compone solamente de una serie de acciones que hay que completar para la consecución del mismo.

Una definición que se aproxima más a mi idea es que es una forma de mantener coordinadas a un conjunto de personas. Pero la coordinación sin más no lleva a ninguna parte, necesitas comunicación.

Una herramienta de gestión de proyectos es un lugar donde los equipos pueden comunicarse entre sí, y estos con el project manager. Su naturaleza fundamental es la de facilitar la comunicación. Esto refuerza la coordinación, nos permite mantener el foco en el fin del proyecto y nos permite prever las consecuencias de un hecho puntual en el futuro del proyecto.

Si usamos correctamente una herramienta de gestión de proyectos, todas las comunicaciones quedan registradas con un formato estandarizado, fácilmente identificable y que será útil para el futuro. Es una herramienta que nos ayuda a documentar el proyecto de principio a fin.

Ocurre a menudo que no se estandarizan los procedimientos para documentar las comunicaciones, lo que incide muy negativamente sobre el proyecto en sí mismo. un proyecto que empieza con un mal documento de toma de requisitos o con un mal documento de planificación técnica está abocado al fracaso antes de empezar.

Las herramientas de gestión de proyectos nos ayudan a controlar la información prácticamente en tiempo real, lo que nos permite detectar los problemas en el momento en el que surgen.

En este punto me voy a poner un poco serio. El éxito de la gestión de un proyecto está en la coordinación, que solo puede obtenerse a través de una comunicación correcta, expresada y contenida en la documentación del proyecto. Toda documentación que no se ajuste a los estándares del proyecto debe ser reescrita.

No debemos tolerar que los equipos no registren en la herramienta de gestión del proyecto las tareas que han realizado o las comunicaciones que han mantenido. Estos registros siempre deben estar escritos de forma que alguien ajeno al proyecto pueda comprenderlos en cualquier momento.

No sirve poner una tarea como “hacer lo que hablamos en la reunión de viernes” porque esta tarea no contiene ninguna información. Es mucho más útil crear una tarea mejor descrita que nos permita recordar en el futuro la decisión que tomamos: “Modificar el botón de rojo a verde. Esta decisión fue tomada porque decidimos que un botón verde sería más efectivo”.

No soy amigo de las documentaciones largas y exhaustivas, pero sí de un registro claro y de fácil consulta para mantener la cohesión de un proyecto

. Un herramienta de gestión de proyectos puede ayudarnos a mantener una documentación estandarizada y condensada en el mismo sitio, pero está en nuestras manos hacer que esta documentación esté escrita de forma que sea útil.

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Acerca del autor de esta entrada, Daniel Grifol

Hola. Me llamo Daniel y yo también pensaba que estaba hasta arriba de trabajo. Hace años me dí cuenta de que me pasaba el día haciendo cosas pero no llegaba a ninguna parte. Decidí dejar de quejarme, pararme a pensar un poco y aprender a trabajar mejor. Lo que aprendí te lo cuento en mi curso gratuito de Productividad Personal.

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