La pizarra magnética, mi truco para mejorar la gestión de grandes proyectos

La pizarra magnética, mi truco para mejorar la gestión de grandes proyectos


Varias personas me han preguntado últimamente qué herramientas utilizo para coordinar proyectos complicados.


La respuesta es bastante curiosa. Si bien es cierto que para la gestión de tareas suelo utilizar algún software tipo Jira o Asana, para poder ver el proyecto con perspectiva utilizo una pizarra magnética y un montón de post it de colores.


Alguien se estará tirando de los pelos ahora. “Post it, pero este chico esta loco, en la era de la información”. Dejadme que os explique ;)


Uno de los mayores problemas de los proyectos grandes es lo que se llama el “Big Picture”, es decir, a grandes rasgos cómo debe ser un proyecto funcional para poder considerarse “terminado”. Cuando empiezas a introducir un proyecto grande en un gestor de proyectos, ganas mucho control de día a día (del sprint diríamos en SCRUM), tienes un buen sistema de comunicación con el equipo y es muy difícil que se te escape nada, pero surgen dos inconvenientes.


El primero es la visibilidad. Es difícil que todo el equipo sea consciente en todo momento de qué implica el proyecto, del objetivo final, de qué es importante y qué no lo es. Aunque una de las tareas de un manager es cuidar precisamente que se se mantenga la coherencia, es mucho más efectivo reforzar la implicación de las personas involucradas en el proyecto visualmente. En mi caso, opto por poner una pizarra magnética con cuatro columnas correspondientes a los estados de kanban: por hacer, en proceso, pendiente de validar, terminado.


Ojo, no pongo las tareas aquí, solamente las grandes áreas en las que hay que trabajar. Por ejemplo, un post it podría ser “preparar sistema de email automation” y las tareas que pongo en Asana podría ser del tipo “redactar email de bienvenida, redactar email de invitación a evento navidad”…


El segundo problema es la desconexión entre miembros del equipo. Es frecuente que, para optimizar los tiempos de entrega de los proyectos, determinadas personas acaben especializandose en miniproyectos dentro dle proyecto grande o en determinado tipo de tareas. Pero si tienen constantemente un mapa que les recuerda que ellos son parte de algo más grande, el proyecto plasmado en la pizarra magnética, esto facilita la solidaridad y la colaboración. El cerebro humano es así, necesitamos que nos recuerden constantemente lo obvio. Y funciona.


En las reuniones de equipo siempre puedes acudir a la pizarra llena de post it para que todo el mundo se haga una idea de cómo van las cosas en general.


Así que ese es mi consejo. No uséis una pizarra magnética para gestionar vuestro proyecto, pero usadla como herramienta de refuerzo. Puedo aseguraros que lo resultados son muy interesantes.

 

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