Los 3 niveles de planificación de una organización

Curiosamente, una organización es un conjunto entrópico. Normalmente el trabajo del día a día absorbe la mayor parte del tiempo y el esfuerzo de un equipo y, si no tenemos cuidado en dedicar el tiempo y la dedicación suficientes a planificar el trabajo a realizar, un grupo de personas que se supone que deberían funcionar como un reloj perfectamente engrasado perderá bastante eficacia. No significa esto que se trabaje menos, todo lo contrario.

Sin una buena planificación, habrá que trabajar mucho más para alcanzar objetivos requerirían mucho menos esfuerzo si el equipo tuviera perfectamente claras las metas que deben alcanzar. Por lo tanto, aplicando una buena planificación la ejecución de proyectos será más rápida, más ordenada, más escalable y menos traumática.

Para evitar el caos y el desconcierto, es imprescindible contar con estos tres niveles de planificación, independientes pero complementarios.

1.- Planificación a largo plazo o estratégica

Lo que muchos llaman el «Big Picture». Es en realizad el objetivo último de la organización. Define los objetivos que desea alcanzar tu organización en un plazo relativamente largo. Los tiempos varían en base a muchos factores, pero normalmente se hacen planificaciones de este tipo a un año vista.

Son los clásicos objetivos que se definen en los comités de dirección tipo «Este año debemos lanzar nuestra nueva página» o «En el próximo año vamos a abrir el mercado asiático».

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2.- Planificación a medio plazo o ejecutiva

Es quizás la planificación que más tiende a olvidarse en las organizaciones. En esta planificación se atacan las fases intermedias que deberemos acometer para la consecución de los objetivos definidos en la planificación estratégica. Lo normal es que sean planificaciones mensuales o trimestrales.

En este nivel de planificación definiremos objetivos como «Este mes hay que definir el diseño de la página, el mes siguiente programaremos la primera versión, el tercer mes le añadiremos nuevas funcionalidades y el cuarto mes haremos la implantación» o «En el primer trimestre del año queremos cuatro tiendas en China».

Es evidente que este nivel de planificación admite subniveles. Se puede hacer una planificación trimestral y dentro de esta una planificación trimestral, pero no es recomendable bajar mucho más abajo o perderemos el foco e invadiremos el siguiente nivel de planificación.

Nótese que aunque la naturaleza de la actividad productiva de nuestra organización se componga de pequeños proyectos que ocupan muy poco espacio de tiempo, debe aplicarse también este nivel de planificación para poder controlar el flujo de trabajo y no dejarlo todo a la planificación a corto plazo. «El mes siguiente hay que cerrar los proyectos del cliente 1, 2 y 3, dejaremos los proyectos de los clientes 4 y 5 para el mes que viene»

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3.- Planificación a corto plazo u operativa

Es la planificación que todos llevamos a cabo en nuestro día a día. Todos tenemos una agenda, listas de tareas, sabemos más o menos a que se están dedicando nuestros compañeros de trabajo en el día o a lo que se van a dedicar mañana. Es una planificación que funciona muy bien con las metodologías ágiles de trabajo tipo SCRUM o XP . Hay que remarcar que este nivel de planificación es relativamente fácil de aplicar, muy efectivo para la ejecución de tareas diarias y que proporciona una gran sensación de avance, pero nunca es suficiente para que la organización funcione correctamente. Normalmente tendrá dos subniveles de planificación: un nivel diario en el que planificaremos que vamos a hacer a lo largo del día o al día siguiente y un nivel semanal que nos permitirá ajustar nuestras tareas diarias a un contexto.

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La experiencia me dice que estos tres niveles de planificación son imprescindibles no solo para alcanzar los objetivos de la organización, sino también para el bienestar de los miembros que la componen.  Una buena planificación a corto plazo sin una planificación a largo plazo dara la sensación a los trabajadores de que su esfuerzo diario no tiene sentido o una buena planificación a largo plazo sin una organización a medio plazo hará que el objetivo de la organización sea una lejana utopiá porque no se sientan las bases de las etapas que hay que conquistar antes de alcanzar un la meta.

Una organización que no cuida estos tres niveles de planificación nunca podrá alcanzar sus objetivos manteniendo un buen nivel de satisfacción en todos los miembros que la componen.