Mis 6 razones para usar Google Drive y su impacto brutal en mi productividad

Mis 6 razones para usar Google Drive y su impacto brutal en mi productividad

El ecosistema de Google Drive ha sido por si mismo la herramienta que más me ha ayudado a mejorar mi productividad personal en los últimos 10 años.

Después de las conversaciones que he tenido en las últimas semanas me he visto obligado a escribir un artículo sobre ello. Es sorprendente la cantidad de gente que todavía no ha incorporado Google Drive a su día a día y pierde el tiempo en operaciones que yo consideraba superadas desde hace años.

Afortunadamente, ya son muchas las empresas que han incorporado Google Drive a sus flujos normales de trabajo, y creo que mucho han tardado. Y no, no tengo acciones de Google para estar hablando tan bien y tan vehementemente de este producto de los señores de Palo Alto. ¿Cuales son los motivos ?

1No necesito Office. Google Drive me hace las veces de Word, de Excel, de Power Point (aunque suelo usar Prezi en realidad, que es más molón). Yo cuando tomo el control de un ordenador nuevo no tengo que instalar prácticamente nada para poderme en marcha, y eso que soy programador de profesión.

2Los documentos en Drive están disponibles en cualquier dispositivo en el que tengamos un acceso decente a internet. Recuerdo que allá por 2007 cuando empecé con Drive era un problema tener sincronizada mi Blackberry con mis equipos de trabajo y personales. Eso se acabó en el momento en el que empecé a usar Drive. No más andar de un sitio para otro con una memoria USB que termina corrupta de tanto usarse.

3No hace falta ninguna infraestructura para tener tus documentos siempre disponibles. No necesitas configuración de red en la oficina, no necesitas un servidor, no tienes que pagar por un servicio de cloud. Solo necesitas una cuenta de Google para acceder y editar tus documentos desde donde quieras.

4Los documentos son muy fáciles de compartir con otras personas. Puedes dar diferentes permisos a los usuarios que tu quieras simplemente escribiendo su correo electrónico si está asociado a alguno de los servicios de Google. Dependiendo del nivel de privacidad, puedes elegir que algunos usuarios puedan editar el documentos y otros simplemente verlo online.

5Edición simultánea. Varios usuarios pueden trabajar al mismo tiempo en el mismo documento y no hay riesgo de que nada se estropee ni de interferir en el trabajo de los demás, porque se puede ver en tiempo real que cambios están haciendo.

6Permite imprimir en PDF los documentos. Muchas veces es un engorro no saber en que formato enviar los documentos. Con Google Drive siempre existe la posibilidad de descargarlos en PDF, que es probablemente el formato de documento más extendido, y enviarlo con un par de clicks.

Por sorprendente que parezca, no utilizo muchas aplicaciones para mi día a día. De hecho, podría prescindir de casi todas. Pero no me veo trabajando como trabajo ahora sin Google drive. Si no lo has probado ya es el momento de darle una oportunidad.

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Acerca del autor de esta entrada, Daniel Grifol

Hola. Me llamo Daniel y yo también pensaba que estaba hasta arriba de trabajo. Hace años me dí cuenta de que me pasaba el día haciendo cosas pero no llegaba a ninguna parte. Decidí dejar de quejarme, pararme a pensar un poco y aprender a trabajar mejor. Lo que aprendí te lo cuento en mi curso gratuito de Productividad Personal.

Ya hay 14 comentarios en este artículo. ¡Tu opinión me interesa!

  • Absolutamente imprescindible, en mi caso mi compañía nos proporciona un Tera de capacidad…he optado por tener toda mi información, incluso la antigua en Drive.y por cuestiones de facilidad de manejo uso la aplicación de escritorio donde solo tengo los proyectos “vivos”.Es junto ActiveInbox para Gmail y Evernote una de mis aplicaciones fundamentales

    • Ya comento que hace años que no uso Office. A mi me gusta sentarme en cualquier dispositivo con conexión a internet y tenerlo todo disponible sin andar con pendrives arriba y abajo :D

      Me gusta tu tríada de aplicaciones, el ABC del día a día.

  • No puedo estar más de acuerdo.
    Gracias a Google Drive, puedes coordinarte con diferentes equipos de trabajo. Por poner un pero, el resto de personas tienen que ser tan conscientes de su importancia, pero eso no es un fallo de la herramienta, si no de la resistencia al cambio.

    • La pedagogía es siempre lo más importante y lo más difícil cuando intentamos implantar un sistema que cambie las cosas para mejor. Hay que saber negociar, tener mano izquierda y saber como superar las reticencias de nuestros compañeros.

  • no esta mal cuando los documentos no son ni grandes ni complejos pero cuando hablamos de herramientas profesionales nada se puede comparar a OFFICE, tener interconectados Excel y access y de fondo trabajando el Outlook mientras programas addins con VS para Excel y tienes millones de datos en access que beben de Ms SQL server… El resto para pequeñas listas y cartas o presentaciones

    • La verdad, yo fui profe de Office durante mis años mozos en una academia. Daba clases a directivos y conozco todas las herramientas como la palma de mi mano. Ahora mismo uso excel a nivel profesional todos los días a bastante potencia porque soy SEO y tengo que procesar volúmenes de datos enormes y hacer muchísimos cálculos, que de eso trata básicamente mi trabajo, hacer unas hojas de cálculo brutales. Te puedo asegurar que los servidores de Google son más potentes que mi sobremesa.

      Por no decir que la conexión entre herramientas y concretamente la forma en la que se conecta spreadsheet a las webs es mucho más eficiente y escribir funciones en javascript es más fácil ;)

      Creo sinceramente que deberías darle una oportunidad. Office esta muy bien pero creo que está superado. Considero que Gmail es infinitamente superior a Outlook en muchos sentidos. Si me permites un consejo, creo que deberías pensar en mudarte de Access a cualquier otra base de datos.

      Gracias por tu comentario.

  • Pues yo comencé usando Skydrive que se convirtió en Onedrive y vivo una experiencia parecida. No he probado Google Drive porque mi teléfono que es mi herramienta de trabajo es un Lumia 532. Pero ya no uso pendrive y tambien trabajo con aplicaciones en línea. Mejora definitivamente mi productividad.

    • Es muy muy muy extraño que se pierda la cuenta, pero siempre tengo una cuenta profesional y una personal asociada al Drive.
      Personalmente me fío más de los servidores de Drive que de mi ordenador o los servidores de mi oficina pero, por si acaso, al instalar la aplicación de drive en el ordenador puedes elegir hacer respaldo de los documentos.

    • Desde Chrome puedes descargar las carpetas de Drive si necesitas tener un backup.
      Si Google decidiera cerrar Drive me descargaría todo lo que tengo online (que pesa bastante poquito) y tendría los documentos en formato Office ordenados por carpetas, porque al descargar este tipo de documentos te los convierte automáticamente a un formato estandar.

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