Organizando tus tareas según su intensidad

Organizando tus tareas según su intensidad

Tal y como vimos en el artículo Dividiendo el Trabajo en Tareas, es importante saber dividir el trabajo en tareas para que sea más manejable y podamos medir apropiadamente sus progresos.

Para mí, el parámetro más importante para la división de las tareas es el nivel de esfuerzo y concentración que requieren para llevarse a cabo. Es lo que llamo Clasificación de Tareas según su Intensidad.

  • Tareas de Alta Intensidad: Son aquellas que requieren toda nuestra potencia cerebral y una concentración máxima; programas códigos difíciles, la redacción de artículos complicados, informes profundos que requieren un estudio profundo…

 

  • Tareas de Intensidad Media: Son la tareas que tambien necesitan un gran compromiso por nuestra parte, aunque no es necesario que estemos completamente “a tope” para poder acometerlas; redacción de contenidos simples, desarrollos muy rápidos, modificaciones de diseño, investigación…

 

  • Tareas de Baja Intensidad: Son las que no necesitan que estemos muy concentrados o las que podemos hacer incluso estando relativamente cansados: organización de nuestro entorno de trabajo, instalacion de programas o plugins, planificación de nuestras tareas, lectura de artículos…

 

  • Tareas Administrativas: Para mí, son tareas que requieren interlocución con un tercero y que, normalmente, necesitan poco más atención que nuestra mera presencia, aunque no por ello debemos estar distraidos haciendo otras cosas al mismo tiempo; llamadas telefónicas, redaccion de emails a clientes y compañeros… Es conveniente agruparlas todas juntas para poder aprovechar al máximo el tiempo que dedicamos a ellas.

 

  • Tareas Colectivas: Son las que requieren la presencia de varios actores, ya sena compañeros de trabajo, clientes o proveedores externos. No suelen requerir un nivel de energía alto, pero si un cierto grado de planificación para que salgan bien, principalmente que todos los actores implicados sepan cuando se va a llevar a cabo la tarea y exactamente que puntos se deben abordar: reuniones de coordinacion, brainstormings, reuniones con clientes…

 

Como ya explique en el artículo sobre la Curva de Productividad Diaria, saber decidir que nivel de intensidad que requiere cada tarea es crucial para poder acometerla a la hora del día más apropiada  y asi mejorar nuestra productividad.

Recuerda que si no aprovechamos nuestro nivel de energía para atacar las tareas apropiadas a nuestro estado mental, perderemos un tiempo valiosísimo o nuestro rendimiento será menor.

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  • Vale, entonces yo me paso la mayor parte de la jornada con las tareas administrativas. No obstante, hoy tengo unos e-mails atrasados con recomendaciones y operativas nuevas que requieren mi atención. Por no hablar de que llevo retraso en tareas pendientes de hace cuatro días (por una baja). Así que… a primero hora haré lo que más esfuerzo intelectual requiere, porque a primera hora estoy “fresquita”, y luego, el resto de la jornada, tareas administrativas. Por último, planearé algo liviano para que mi cerebro descanse. ¡¡Gracias por la información, Dani!!

    • Hombre, en realidad las tareas administrativas son esas que necesitas hacer para cumplir con tu trabajo pero no suponen tu trabajo en si mismo.

      Si tu trabajo es de cara al cliente o haciendo llamadas, esas deberían ser tus tareas de intensidad alta, media o baja. Sin embargo, hablar con tu coordinador o solucionar un tema personal de recursos humanos serían tareas administrativas.

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