No es ningún secreto confesar en estas líneas que soy un fan de la planificación, de hecho soy un fanático de la planificación desde pequeño. Recuerdo una conversación que tuve con mi madre cuando yo tenía unos 14 o 15 años en la que intentaba convencerme de que, en la vida, no se puede tener todo planificado, que la vida te da revolcones de vez en cuando que no puedes prever. Y yo, como buen adolescente, no me lo creí.
Pero luego llegas a la universidad y al mundo laboral y te das cuenta de que es cierto, de que no puedes tenerlo todo controlado. Son mundos despiadados en muchos sentidos, donde no todo depende de uno mismo y los imprevistos surgen en tus áreas de responsabilidad.
Lo que aprendí es que existen demasiadas variables para poder tener todas contempladas. A las variables puramente físicas de tiempo, espacio, dinero, recursos… hay que sumarle otras variables de tipo humano como motivación, circunstancias familiares, objetivos personales… incluso variables que infieren directamente en la cadena de producción sin atender a ningún hecho concreto como la rotura de un servidor, el ataque de un pirata informático…
En definitiva, por muy bueno que seas, por muchas vueltas que le des, jamás vas a tenerlo todo controlado. Por eso, una planificación demasiado rígida es una planificación avocada al fracaso.
Para poder ser realistas con nuestras planificaciones debemos prever que va a ver imprevistos. No sabremos ni cuantos, ni cuales ni donde, pero se puede prever que vana surgir imprevistos en algún momento.
Por ejemplo, en mi trabajo, que tiene un fuerte componente reactivo, yo se que dedico aproximadamente un 25% de mi jornada laboral a atender llamadas o visitas no programadas, resolución de dudas, solución de problemas técnicos. La solución: no planifico nada para un 25% de mi jornada y dentro de mi cuadro de producción lo reflejo como «tiempo dedicado a imprevistos».
Por supuesto que ningún día es un 25% exacto. Unos días es un 10%, otros un 40%. Pero a la larga, haciendo una media del tiempo que dedico a gestionar imprevistos, al final el tiempo que dedico al mes a gestionar estas circunstancias se compensa. ¿Están planificados los imprevistos? Evidentemente eso es imposible. ¿Es posible contemplarlos dentro de una planificación? Desde luego.
Tu planificación también debe ser flexible para poder aceptar estos imprevistos. Nunca pienses que vas a poder trabajar en algo de 10 a 12 de la mañana, es mejor planificar que vas a dedicar dos horas ese día a completar una tarea, pero permitiendo que el horario sea flexible. Hablo un poco más del tema en un artículo sobre cómo hacer planificaciones realistas.
Como reza el Tao Te Ching:
«El fuerte roble debido a la oposición contra un huracán es arrancado de cuajo por la violencia del viento, mientras que un humilde junco se inclina, sigue la dirección del viento y no opone resistencia…Cuando ha pasado el huracán, su misma naturaleza, su wu-wei (no acción) lo devuelve a la vertical…»
Buena reflexión, con la que me siento identificado.
Leí por ahí que una planificación no es más que una probabilidad de cumplir unas tareas en unos plazos. Nuestra mejor estimación, pero una probabilidad a fin de cuentas.
Gracias!
Algo de verdad hay en eso desde luego.
Aun así, considero los plazos algo imprescindible. Si no ponemos fechas límites a las tareas, aunque sea dificil cumplirlas 100%, nunca las terminaremos.