Hace unos días tenía esta interesante conversación con José Miguel Bolívar, Enrique Gonzalo y Jerónimo Sánchez, que a la sazón son unos auténticos maestros en el mundo de la productividad personal y tienen opiniones siempre muy a tener en cuenta.
Batman gana porque piensa antes de hacer. Planificar está MUY sobrevalorado #efectividad https://t.co/KLpc08CYmO
— José Miguel Bolívar (@jmbolivar) October 22, 2015
Yo opino que tener planes de contingencia es siempre una buena idea, estar siempre preparado @EnriqueGonzalo @jmbolivar @JeronimoSanchez
— Daniel Grifol (@danielgrifol) October 23, 2015
@jmbolivar @danielgrifol @EnriqueGonzalo Efectivamente. Prever es pensar (qué puede pasar); planificar es decidir (qué voy a hacer)
— Jerónimo Sánchez (@JeronimoSanchez) October 24, 2015
Es la típica argumentación que no cabe en 140 caracteres pero que es constructiva y merece la pena se desarrollada, así que aquí van mis reflexiones.
Como casi todos los que hemos abrazado la productividad personal, en algún momento he sido fan de la planificación. De hecho, en cierto sentido, sigo siendo un fan de determinado tipo de planificación, pero con muchos matices.
Como casi todos los que hemos evolucionado en nuestra forma de trabajar, en algún punto me dí cuenta de los problemas que conlleva el confiar tu trabajo a una planificación. En una planificación hay poco lugar para los imprevistos, los plazos siempre terminan por no cumplirse por determinadas circunstancias y suelen ser sistemas en definitiva demasiado rígidos para ser aplicados a la vida real.
Hace ya mucho tiempo que me dí cuenta de que una planificación exhaustiva y con visos de ser útil de verdad termina siendo un 20% de plan y un 80% de preparación para las contingencias. Es este estar preparado para las contingencias lo que hace que puedas llevar a cabo tu plan con éxito. Ocurre entonces que no estás preparando un plan de trabajo cuando planificas, sino que estás intentando adivinar qué puede ocurrir para ponerle solución antes de que ocurra. No se vosotros pero yo no puedo ver el futuro. No merece la pena hacer las cosas de este modo. Por eso deje de planificar como venía haciéndolo. Esto se agrava cuando tu trabajo no solo depende de ti o debes gestionar el trabajo de otras personas. En estos supuestos hay muchas más variables y los problemas graves pueden ser significativamente más costosos. (por ejemplo ¿Qué ocurre si alguno de los miembros de mi equipo decide cambiar de trabajo?)
Aquí es donde vamos a la parte de pensar. Lo importante no es planificar como muy bien dice Jose Miguel, lo importante es que cada paso que dés sea efectivo y te acerque a tu objetivo. Si meditas cada paso que das y verificas que es lo que debes hacer en cada momento, será difícil que al otear el horizonte te des cuenta de que no estás caminando en la dirección apropiada. Este es el paradigma del trabajo con listas, es la esencia de GTD, pensar tu próxima acción.Pensar es más importante que planificar, pero también con matices.
Y si, mi forma de trabajar ahora consiste básicamente en pensar mi próxima acción. Es un sistema mucho más eficiente que el de planificar en el sentido clásico del término, pero también planifico en cierto modo. Yo uso algo parecido a SCRUM para gestionar mi trabajo.
SCRUM, tiene una parte potente que podríamos llamar “planificación laxa”. marcas las grandes líneas de lo que vas a hacer para completar un proyecto mayor, evalúas a grandes rasgos el esfuerzo que te llevará y divides estas grandes líneas en tareas, lo que al final termina siendo una lista de tareas que revisas cada día y cada “sprint” mediante la metodología GTD, pero no olvidando el backlog, el gran dibujo detrás. Técnicamente es algo que incluye GTD pero me cuesta mucho visualizarlo sin llamarlo planificación.
La parte en la que mi sistema difiere más con GTD es en la preparación de contingencias. Considero que hay problemas que es necesario atajar antes de que ocurran porque, de otro modo, el coste de resolver el problema será mayor que el coste de no haberlo resuelto antes. Cuanto más complejo o largo es un proyecto más cuesta volver atrás y en la gestión de tareas hay momentos en los que se pierde perspectiva.
Por lo tanto, mi sistema incluye una planificación superficial, una serie de tareas a ejecutar que se revisan bastante a menudo y cierto grado de preparación en forma de resolución de contingencias. Al conjunto de estas tres cosas es lo que yo llamo planificación.
Pongamos un ejemplo:
Para ir en coche de Madrid a Valencia no es necesario hacer grandes planes. Puedes salir de Madrid y tomar en cada momento las decisiones correctas sobre qué dirección tomar para llegar a tu destino. Todos lo hacemos contínuamente.
Planificando de forma clásica podría decirse algo como “en 1 hora estaré fuera de Madrid, en 2 horas en cuenca, como allí en 30 minutos, pongo gasolina en 5, en 3 horas estoy en Requena y en 4 horas en Valencia”. A poco que algo vaya mal es probable que te confundas.
Con mi forma de planificar ágil (inspirada por las metodologías ágiles) el plan sería algo como “Voy a ir a Valencia desde Madrid pasando por Cuenca y Requena. Comeré en Cuenca. Es muy posible que allí tenga el depósito a la mitad y probablemente haya una gasolinera, así que pondré gasolina cuando esté cerca.”
En todo caso, creo que la conversación que tuvimos por twitter giraba más en torno a un tema de terminología que a filosofía de trabajo, principalmente porque he leído los libros que han publicado tanto como José Miguel como Jerónimo y y mi forma de trabajar ha mejorado gracias a sus lecciones.
Quizás si es cierto me siento más seguro si siempre tengo presente un plan maestro y estoy preparado para lo peor. Es mi versión particular de sus sistemas que es revisado y evoluciona con cada cosa que aprendo.
¿Qué opináis vosotros?
Total y absolutamente de acuerdo, Daniel.
La mayoría de las personas manejamos dos significados distintos para la palabra «planificar». Por un lado, se puede planificar en el sentido de prever qué cosas tendremos que hacer y en qué orden, identificando las cosas que pueden torcerse para estar preparados (lo que tú llamas planificación ágil). Por otro lado, se puede planificar en el sentido de fijar de antemano cuándo estaremos haciendo qué cosa (planificación clásica). Cualquiera que haya hecho algo de gestión de proyectos, por sencillos que hayan sido, sabe que elaborar planes de cuándo vas a estar haciendo qué, es casi siempre una enorme pérdida de tiempo, mayor cuanto más cambiante e incierto sea el entorno en el que te muevas.
Este es un principio fundamental de la efectividad personal. Tanto es así que, incluso en la planificación «buena», tenemos que ser muy precavidos con hasta dónde planificamos. Lo más eficiente es planificar lo justo, lo suficiente como para poder avanzar manteniendo el control. No pocas veces he empezado un proyecto creyendo saber la secuencia de pasos que tendría que seguir, para luego tener que replanificar porque han cambiado las circunstancias.
En resumen, en el trabajo del conocimiento (que es el que tenemos la mayoría de nosotros), cualquier intento de adelantarnos al futuro puede generar ineficiencias. Mucho mejor es adoptar una forma de trabajar con la que podamos adaptarnos a la realidad que se presente en cada momento, con el menor esfuerzo posible (como GTD).