Si es rápido, hazlo ahora: Ley de los Dos Minutos de David Allen

Si es rápido, hazlo ahora: Ley de los Dos Minutos de David Allen

A parte del fantástico sistema de gestión del tiempo que nos ha dejado David Allen con su libro Get Things Done, entre sus páginas podemos encontrar consejos sencillos que pueden hacernos la vida mucho más fácil.

Uno de ellos es la regla de los dos minutos. Es una regla muy simple que nos permite evaluar una tarea surgida de una interrupción rápidamente para calibrar su impacto en lo que estamos haciendo en ese momento. Vine a decir algo así:

Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apuntala en tu lista.

El razonamiento que existe detrás de esta regla es el corazón mismo del archiconocido sistema GTD. GTD se fundamente en sacar de nuestra cabeza todo lo que podamos y archivarlo en carpetas y listas, de forma que nosotros solo debemos emplear nuestra energía en almacenar, procesar y ejecutar de forma ordenada.

Sin embargo, esta “gestión de la tarea” también tiene un coste de tiempo. No mucho, pero algo de tiempo nos roba. Y si la tarea en sí nos va a tomar menos de dos minutos, perdemos más tiempo en procesarla que en ejecutarla, algo absurdo y absolutamente ineficiente. Es mejor acometerla cuanto antes.

Otra explicación es que, al emplear menos de dos minutos, no terminamos de perder completamente el hilo con lo que estábamos haciendo y nuestra curva de concentración no se resiente. Y recordemos que mantener un estado de concentración óptimo es la puerta hacia la productividad máxima.

Aunque se trate de una regla muy fácil de entender y muy sencilla de aplicar requiere un poco de práctica. Es importante que empleemos correctamente nuestro criterio para calibrar la magnitud de la tarea. Dos minutos significan estrictamente dos minutos, ni veinte ni cinco. Si una tarea nos va a tomar cinco minutos, deberá ir a nuestra lista de próximas acciones y esperar su turno.

La regla de los dos minutos ha sido el germen de uno de los cambios más importante que ha sufrido mi forma de trabajar, permitiéndome saber cuándo debo dejar lo que estoy haciendo para atender una urgencia y cuando no.

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Ya hay 2 comentarios en este artículo. ¡Tu opinión me interesa!

  • Muy buen artículo. Una aclaración para que quien practique “la regla de los 2 minutos” le funcione de verdad. Cuando le entre una tarea de menos de 2 minutos, que continúe haciendo lo que estaba pero que la apunte o la meta en su bandeja de entrada para hacerla cuando vaya a procesar. Esto es, no es un “déjalo todo y hazlo ya, ahora” sino que hazlo cuando estés procesando tu bandeja de entrada sin necesidad de tener esta tarea que pasar a una próxima acción. Esta es la teoría de David Allen.La realidad es que cada persona decida cuando es el mejor momento para hacerlas. Hay gente (yo mismo) que las apunto en la bandeja de entrada con etiqueta “rápido” para hacer unas cuantas de estas tareas de un solo golpe (me fatiga menos que estar durante el día haciendo tareitas de menos de 2 minutos. Prefiero hacerlas de una tacada).Lo importante: la regla de los 2 minutos funciona siempre que no haga desviarte de lo que estas haciendo en ese momento o impedirte hacer cosas mas prioritarias. En medio de un proceso creativo, no tiene la misma prioridad llamar al médico que otra tarea de apuntar los emails que necesitas para organizar la fiesta de tu hijo. Yo lo de llamar al médico lo haría en el momento (haciendo una pausa en el trabajo) mientras que apuntaría en mi bandeja de entrada lo de recoger las direcciones de mail para no olvidarme de hacerlo en el día.Gracias por permitirme dar mi explicación en este espacio.Y aprovecho para saludarte…….

    • Muchas gracias por tu comentario Antonio.

      En realidad, creo que David Allen si que aboga por hacer la tarea en ese mismo momento siempre y cuando la tarea no sea la puerta a una serie de tareas que te pueden tomar más de dos minutos. Creo entender que esa es su opinión, expresada en esta interesante entrevista en la que le preguntan precisamente por esta cuestión.

      David Allen:I have a two-minute rule that says: If you determine an action can be done in two minutes, you actually should do it right then because it’ll take longer to organize it and review it than it would be to actually finish it the first time you notice it.

      http://www.success.com/article/1-on-1-david-allens-two-minute-rule

      De todas formas, tu forma de gestionar las minitareas es igual si no más efectiva que la que propone de Allen. Como muy bien señalas, el mejor sistema para gestionar las interrupciones de este tipo es diferente para cada uno. En mi caso, como no suelen interrumpirme con muchas tareas rápidas, hacerlas en el momento me funciona bien.

      Gracias por tu opinión, es un placer tener charlas como esta :)

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