Dividiendo el trabajo en tareas

Absolutamente todas las técnicas de productividad personal que conozco se basan en la planificación por tareas y la consecución de las mismas.

Más o menos todos tenemos claro el concepto tarea en nuestra vida diaria, aunque muchas veces confundimos las cosas que tenemos que hacer con las tareas. Las tareas, por decirlo de una forma fácil, son esas pequeñas cosas que apuntamos en listas y que vamos tachando cuando se supone que hemos hecho lo que ponia. Algo asi como hacer una lista de la compra e ir tachando los artículos según los vamos comprando.

Personalmente, a la hora de desglosar mi trabajo diario en tareas, aplico mi propia definición:

Una tarea es una unidad de trabajo indivisible, con una duración nunca mayor de dos horas y cuya consecución es medible

Analizando esta definición veremos que es para mi una tarea útil de verdad para mejorar nuestra optimización del tiempo

1.- Es una unidad de trabajo indivisible

Muchas de las cosas que tenemos pendientes de hacer se convierten en montañas difíciles de escalar porque parecen proyectos inabarcables. Cuando consideremos una tarea, debemos ver si el trabajo a realizar puede ser dividido en pequeñas tareas más manejables y que ocupen menos tiempo (hasta un nivel razonable se entiende). Tanto a nivel psicológico como a nivel práctico, es mucho más fácil acometer una tarea cuanto más fácil de completar parezca.

Al convertir una GRAN tarea en una serie de subtareas más pequeñas, nos estamos diciendo a nosotros mismos «no es tan difícil» y será mucho más fácil de atacar con eficiencia.

2.- Con una duración nunca mayor de dos horas

¿Porqué de dos horas? Este es el tiempo que podemos mantenernos realmente concentrados trabajando sobre algo. Si intentamos trabajar en lo mismo durante más de dos horas sin descansar nuestra concentración caerá en picado y, en consecuencia, nuestro rendimiento. Dividiendo la jornada laboral en periodos de dos horas de trabajo con descansos intercalados, alcanzamos un rendimiento óptimo y aprovechamos mejor nuestros ciclos de productividad diarios. Explicaré en un futuro artículo porque estos periodos son tan importantes.

Si una tarea ocupa más de dos horas no es una tarea, dividela en tareas más pequeñas y manejables tal y como hemos explicado en el punto 1.

3.- Cuya consecución es medible

Lo más importante de una tarea es que se pueda planificar y que, una vez completada, se pueda tachar de tu lista. Esto es trabajar por objetivos. Si no tienes un objetivo claro, por muy duro que trabajes no alcanzarás nunca las metas de producción que te fijes. Puedes estar andando todo el día en círculos sin ir a ninguna parte o, lo que suele ocurrir en nuestro día a día, tardar mucho más tiempo del necesario para cerrar temas que se dilatan innecesariamente en el tiempo. Esto es algo que ocurre muy habitualmente, por ejemplo, en las reuniones.

Ten claro qué objetivo completas al contemplar la tarea para que sea de verdad una tarea útil.

 

Ejemplo práctico:

Tengo que redactar y exponer un informe. Calculo que tardaré unas 8 horas desde que empiece a escribirlo hasta que pueda sentarme en mi sitio con la satisfacción del trabajo bien hecho.

Debemos dividir esta tarea en subtareas más manejables para poder acometer el proyecto. Una división podría ser:

• Investigar sobre el tema (2 horas) Podríamos estar investigando sobre un tema toda la vida. Deberemos fijarnos metas de esta investigación.
• Obtener información sobre la relación inversión/resultados en las ventas de A en 2011 (2 horas)
• Redactar el informe (3 horas). Al ser esta tarea muy larga, debemos dividirlas en tareas más manejables
  • Redactar introducción al informe (20 min)
  • Redactar 1º parte del informe (1 hora)
  • Redactar 2ª parte del informe (40 minutos)
  • Redactar conclusiones (20 minutos)
  • Insertar gráficos e ilustraciones (40 minutos)
• Revisar el informe (40 hora)
• Convocar una reunión (20 minutos)
• Preparar la exposición del informe (1 hora)
• Exponer el informe (1 hora) Esta es otra tarea en la que deberíamos tener los objetivos muy claros. Para ello deberemos fijar una serie de puntos a tratar y no salirnos del guión trazado.

 

Dividir tu trabajo en tareas es una técnica difícil de aplicar al principio pero que, cuando se convierta en un hábito, veréis que aumenta de forma espectacular vuestra eficacia y vuestra satisfacción en el trabajo. Para mi se trata sin lugar a dudas de la base de la productividad personal.