La gestión de correos electrónicos no es una cosas que dependa solamente de nosotros mismos, sino que debemos tener en cuenta a nuestros interlocutores. Podemos ser extremadamente cuidadosos con los correos que escribimos, elegir un buen asunto, tratar lo hilos relativos a los diferentes temas por separado… pero al otro lado, tenemos a una persona que no tiene por que seguir nuestras reglas.
Seguro que sabéis de que os estoy hablando. Es esa gente molesta que desordena vuestro estudiado sistema de correo. Esa gente que mezcla asuntos, respondiendo en una conversación de correo cosas referentes a otra conversación. Gente que inicia temas nuevos expontáneamente respondiendo a emails que trataban de un asunto específico. Gente para contestar a una pregunta sencilla generan una conversación de 20 correos de la que después tú debes extraer la respuesta como si estuvieras extrayendo el oro de una mina.
¿Es culpa de nuestro interlocutor que nuestra conversación por email con ellos sea desordenada? Creo que no.
Piensa que quizás tu seas un profesional experto en la gestión de este tipo de comunicaciones, pero tu interlocutor no tiene por qué serlo. Quizás sea un cliente con una profesión que nada tienen que ver con la tuya. Quizás sea un compañero que no ha aprendido todo lo que has aprendido tú. En cualquier caso, es nuestra responsabilidad reconducir la conversación para que ésta prosiga de forma ordenada.
La mejor forma de hacerlo es la de escribir mails recopilatorios que expongan de forma clara, ordenada y sin lugar a interpretaciones las conclusiones a las que se ha llegado después de la conversación. No significa cortar y pegar frases. Significa centrar los temas.
Os recomiendo no generar este correo como respuesta a otro correo, sino generar una conversación con un asunto diferente que os ayude a romper la dinámica de la conversación y establezca un nuevo punto de partida.
Personalmente me gusta mucho utilizar un formato de lista para estos correos recopilatorios. En cada punto de la lista, expongo claramente el asunto y las conclusiones. Por ejemplo:
- Contrato (Pagos): esperamos que nos hagas llegar una nueva versión corrigiendo la parte de pagos para poder enviarlo firmado.
- Contrato (Firma): hemos pactado cambiar la fecha de firma del contrato debido a las nuevas circunstancias. La nueva fecha de firma será establecida a lo largo de la semana.
- Fases del Proyecto: hemos decidido que el proyecto se llevará a cabo en tres fases. La primera fase empezará en enero de 2015. (ver documento adjunto). Las fechas de inicio de las siguintes fases están por determinar.
- Datos de empresa: según solicitamos hace dos meses, es necesario que nos proporcionéis los siguientes datos…
Un correo de este tipo ayudará a establecer el contexto de la conversación. Es una forma de recordar a nuestro interlocutor de qué estamos hablando realmente y dónde queremos ir a parar. Claro que es probable que se vuelva a ir por las ramas, pero será mucho más sencillo reconducirle partiendo desde una serie de puntos claros y bien ordenados.
Este correo se puede generar en cualquier momento, no hace falta esperar a terminar un tema para escribir un mail recopilatorio. Normalmente, es una buena idea escribirlo en cuanto detectamos que una conversación se hace demasiado desordenada para reconducir a nuestros interlocutores y volver a poner el foco en los temas importantes.
Es un pequeño truco que empleo con mucha frecuencia y que considero muy efectivo. Os animo a probarlo. Os ayudará a que vuestras conversaciones de correo alcanzan sus objetivos de forma más rápida y sencilla.
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