Siguiendo con la serie de artículos en la que trato el tema de mejorar la eficiencia de nuestra gestión del correo electrónico, le llega el turno a uno de mis preferidos: la obsesión por el control.
Lo más normal es que cuando delegamos una tarea de la que nos sentimos responsables o coordinamos un equipo de gente, pidamos a nuestros compañeros que nos pongan en copia de todo. Es más, este síndrome suele ser completamente vertical, de forma que si un empleado habla con otro normalmente estan en copia los responsables directos de ambos y todos sus jefes, hasta llegar a un punto de la jerarquía en la que, directamente, el control se da por imposible.
La cuestión que debemos plantearnos es: ¿realmente te enteras de algo por estar en copia de los correos? Evidentemente la respuesta es no.
En un trabajo cada uno tiene sus misiones y sus tareas. Para poder desempeñar un trabajo eficiente, lo primero que debemos hacer es eliminar las duplicidades en el trabajo, lo que implica evitar que tres personas lean y procesen un correo que está destinado solo a una de ellas.
Por otro lado, para mejorar la productividad de un equipo y evitar la obsesión por el control debemos aprender a tener confianza en nuestros compañeros y establecer unos canales de comunicación apropiados. Si quieres saber que han estado comentando por mail tus compañeros, simplemente pregunta, que te hagan un resumen. En una organización con una buena salud debería ser posible hacer algo así con total naturalidad. Si de verdad necesitas tener por escrito por cualquier motivo lo que han hablado, pide que te envíen un briefing o un acta como los que se redactan al final de una reunión.
No estar en copia de todos los correos hará que tengas la cabeza menos ocupada con asuntos que, en cierto sentido, te son ajenos y te permitirá centrarte en los asuntos que de verdad solo dependen de ti.
No estar en copia de todos los correos no significa que no te enteres de lo que está ocurriendo a tu alrededor, sino todo lo contrario. Te enterarás de lo que te tienes que enterar e ignorarás el resto.
No estar en copia de todos los correos demuestra que tu trabajo no es controlar a tu equipo, sino coordinar a tu equipo.
Para cortar de raíz con esto yo utilizo el truco Chuck Norris, sobretodo si hay mucha gente en copia. Lo que hay que hacer es responder a uno de esos correos y entre ellos camuflar el email por ejemplo de: chuck_arroba_norris.com.es obviamente esas direcciones no existen y devuelven un error cuando intentan ser enviadas. No obstante, no son cortadas del correo y la gente recibe el correo con esa dirección, le dan a responder a todos y ahora el error les explota a ellos (tambien sirve cambiar las cabeceras e indicar Reply-to:
Así que si me viene un mail identificado con uno de esos correos, les pregunto como es que han puesto en copia a Chuck Norris, que si es necesario que ellos también se enteren de lo que está pasando y que la próxima vez, revisen si es necesario enviar el correo a todas las personas que aparecen en la lista.
Muy bueno. Aunque me temo que no por esas habrá gente que se de por aludida. La obsesión por el control ineficiente es un mal endémico de nuestra cultura empresarial :(
Caí en esta publicación porque diario recibo más de 100 correos de mi equipo. Tal vez la cultura así era o su jefe anterior así lo manejaba, pero yo NO quiero llegar a ese punto de control.
Buen artículo!
Muchas gracias Alejandro. Pasa mucho y casi sin que nos demos cuenta…