Aunque idealmente deberían serlo, las listas de tareas no son inmutables. Aunque hagas una excelente planificación semanal, aunque cumplas tus objetivos con disciplina espartana, probablemente tengas que añadir nuevas tareas imprevistas a tu lista.
El problema existe. ¿Cómo debemos procesar estas tareas? ¿Qué prioridad debemos darles por defecto? ¿Tenemos que dejar todo lo que estemos haciendo en ese momento para atender a la nueva tarea, debe ser la siguiente en nuestra escala de prioridades o debe caer al fondo de la lista y esperar su turno?
Es aquí donde entra la terminología de FIFO y LIFO. Estos son unos términos que sonarán mucho a los que tengan conocimientos de contabilidad.
FIFO son las siglas en inglés de Fist In First Out, literalmente lo primero que entra es lo primero que sale. Esto se traduce de forma práctica a nuestro sistema productivo convirtiendo nuestra lista de tareas en una cola. A medida que van llegando nuevas tareas, se ponen al final de la cola y se van ejecutando en orden.
Es un sistema muy cómodo para conjuntos de tareas sin fechas límites para ser realizadas, para entornos estables en los que la capacidad para completar tareas es muy regular y en los que resulta sencillo hacer estimaciones en función de la carga de trabajo que haya.
“No te preocupes. Lo pongo al final de la cola y el día 15 estará hecho”
Si efectivamente el día 15 está hecho, todo el mundo estará contento. Es un sistema de trabajo excelente en la mayoría de los casos.
LIFO son las siglas en inglés de Last In First Out, literalmente lo último que entra es lo primero que sale. Este sistema convierte nuestra lista de tareas en una pila. A medida que entren tareas nuevas, las añadiremos a la parte de arriba de nuestra pila de trabajo. Cuando elijamos una nueva tarea a ejecutar, cojeremos la que está arriba de todo de la pila, esto es, la última que hemos añadido.
Es un sistema que resulta un poco estresante, pero que es imprescindible para entornos de trabajo muy orientados a la satisfacción del cliente. La tarea entrante siempre que sea posible será atendida sin demora y terminada en el menor tiempo posible, por lo que el emisor de la tarea tenderá a quedar siempre muy satisfecho con la velocidad de tu trabajo.
El problema de este sistema LIFO es que no permite hacer estimaciones de cuándo va a ser realizada una tarea, porque la fecha de término está directamente relacionada con la cantidad de tareas imprevistas que lleguen.
Es un sistema de trabajo muy bueno para gente que trabaja resolviendo incidencias o de cara al público, que en ningún caso puede aplicar un sistema de gestión de tareas FIFO
Lo mejor es no intentar mezclar los dos sistemas, aunque la tentación es fuerte. Si te mantienes firme y conviertes tu lista de tareas en un sistema FIFO o LIFO estricto verás como el indice de tareas completadas y el tiempo necesario para llevarlas a término mejoran.
Personalmente Daniel no usaría un método de gestión contable de inventarios para la realización de tareas. Es el ejemplo perfecto de «trabajo segun surge», completamente contrario a otras metodologías mas eficaces.
Estoy de acuerdo en que un sistema FIFO no es el más eficaz para la mayoría de trabajos, pero también es cierto que en algunos puestos se hace imprescindibles. En general, hay que pensar en LIFO en entornos basados en tareas que no pueden esperar un solo minuto para ser atendidas. Ten en cuenta que FIFO y LIFO es un concepto de contabilidad que se aplica a producción.
El no gestionar determinadas oportunidades o necesidades cuando surjan puede hacer que pierdas clientes en un comercio, que un cliente se de de baja en un servicio por no ser nunca atendido. Precisamente es un paradigma de trabajo orientado a las necesidades que van surgiendo y, aunque no sea lo mejor, es importante ser consciente y pensar en cómo gestionarlas.
Desde mi experiencia, en empresas en las que he trabajado se usaba un sistema de producción LIFO para nuevos clientes (se les daba un servicio rápido y de calidad para fidelizarles) y FIFO para clientes ya fidelizados. Y funcionaba. Y estoy hablando de servicios de desarrollo web con periodos de producción relativamente largos. Sufríamos del síndrome del cubo, pero funcionaba.
De todas maneras, lo normal es que después de gestionar una tarea LIFO se cree una tarea de tipo FIFO
Yo la verdad Daniel es que solamente lo he usado con criterios contables, y puedo entender cierta utilidad para una tarea muy concreta de atencion al cliente, donde tienes un trabajo único de responder quejas, que no implica realizar mas acciones que esa, que es siempre la misma. En otro ámbito, si esa atencion al cliente supusiera realizar mas acciones, como envío a técnico, espera de su respuesta, etc. me cuesta creer su utilidad, si no son acciones repetitivas.