Gestión de interrupciones en el trabajo

Si el aliado más poderoso de la productividad es la concentración, sin duda su mayor enemigo son las interrupciones.

Cuando alguien se acerca a ti mientras estás enfrascado en algo y te pregunta «tienes un momento» o «dame cinco minutos», desencadena un proceso en el que pierdes la concentración sobre lo que estabas haciendo, atiendes a otra tarea, debes volver a concentrate y recuperar el mismo nivel de producción que tenías antes de que te interrumpieran. Normalmente una persona tarda unos 10 minutos en alcanzar un buen nivel de concentración, así que cuando alguien te pide cinco minutos, aunque de verdad lo sean, en realidad esta afectando a los 15 próximos minutos de tu trabajo.

Aunque existen diversas técnicas para gestionar las interrupciones, mi preferida por ser la más sencilla de aplicar y de entender por tus compañeros de trabajo es, simplemente, planificar que vas a tener interrupciones y establecer periodos para lidiar con ellas. A estos periodos los llamo ventanas de gestión de interrupciones.

Es inevitable (y hasta recomendable) que tus compañeros pidan tu colaboración. Procura pedirles que te molesten un poco más tarde si es algo que puede esperar (y creeme, casi todo puede esperar por importante que parezca). No se molestaran por ello si lo haces con educación y de verdad les atiendes más tarde.

Normalmente apunto rápidamente en un post-it que tengo que hablar con las personas que me han pedido ayuda y establezco 4 periodos o ventanas de gestión de interrupciones para atender las interrupciones del día basados en mi curva de productividad diaria:

• Antes de mi periodo de máxima productividad diaria
• Después de mi periodo de máxima productividad diaria
• Antes de mi periodo de máxima productividad de la tarde
• Despues de mi periodo de máxima productividad de la tarde

 

En estas ventanas de gestión de interrupciones es donde analizo y ejecuto la interrupción siguiente una regla muy fácil y efectiva.

a) Si el tema por el que se te ha pedido ayuda se puede dejar  zanjado en 5 minutos REALES, ejecuto la tarea.

b) Si es una tarea de más de 5 minutos, la añado a mi lista de tareas y la encajo en mi planificación.

 

Si no aplicas una metodología para tratar las interrupciones, en determinados trabajos pasarás en día atendiendo a demandas de compañeros y tendrás la sensación de no avanzar en tu trabajo. Este es un mal endemico en muchas oficinas en las que trabajamos.

Una cultura de empresa en la que los compañeros se apoyan entre si pero tienen respeto por la concentración de los demás es muy importante para fomentar un ambiente de trabajo relajado, sin estres y productivo.