Siguiendo con la serie de artículos en las que hablo de los pasos necesarios para implantar una herramienta de gestión de proyectos en una empresa, me gustaría hacer una reflexión sobre la formación del equipo para el manejo de la herramienta que queremos implantar.
Normalmente se es bastante consciente de que los empleados necesitan formación para saber cómo utilizar adecuadamente una herramienta. Por eso, antes de empezar a utilizarla es frecuente que se agenden formaciones en las que los diferentes equipos son instruidos en lo que necesitan saber, frecuentemente antes de empezar a utilizar el software.
Estas formaciones suelen ser cursos de entre 2 y 8 horas en las que se explica paso a paso todas las funcionalidades de la herramienta que se va a implantar. La experiencia me dice que suelen ser cursos que a los empleados les resultan tediosos y poco prácticos.
Eso me hace pensar que quizás sea mejor realizar una implantación escalada y dar la formación junto con la implantación. Tomas a un equipo o un proyecto concreto y les obligas a usar la nueva herramienta. Eso te da la posibilidad de ir enseñándoles lo que necesitan a medida que surjan las necesidades, lo que puede estrechar lazos con el software y mejorar el aprendizaje.
En todo caso, una formación inicial desde luego me parece una buena práctica siempre y cuando se realice de una forma correcta. El problema está en que esto se queda aquí. No vuelve a haber formación. Nadie controla que la herramienta se está usando correctamente si no se produce ningún error.
Incluso en el caso de que los empleados hayan aprendido a usarla de forma correcta, normalmente solo habrán arañado la superficie de las funcionalidades que les ofrece la herramienta implantada.
Es necesario elaborar un plan de formación continua en la que periódicamente se revisen las bases del sistema de trabajo y, en el caso de que estén bien asentadas, se profundice todavía más en el manejo del software de gestión. Estos planes tienen que ser lo suficientemente livianos como para no afectar al trabajo en sí y que la gente no tenga la sensación de que les estás haciendo perder el tiempo.
Es difícil encontrar el equilibrio entre formación, implantación y trabajo, pero poner una herramienta de gestión de proyectos en manos de un equipo poco formado es como darle una pistola a un niño y decirle que dispare a una manzana que tienes sobre la cabeza. Puede que acierte o puede que te quedes sin cabeza.
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