La técnica de los 5 por qué: ataca los problemas desde la raíz

Se trata de una técnica que tiene como objetivo encontrar la raíz de un problema una vez este se detecta con el objetivo de que éste no se vuelva a repetir.

Muchas veces tendemos a poner soluciones temporales a los problemas que surgen y, al no haber atacado directamente la raiz del problema, se reproduce periódicamente o presenta ramificaciones.

Con la técnica de los 5 por qué, ahondaremos cada vez más profundamente en la relación causa-efecto que suelen tener todos los fallos hasta encontrar el origen último del mismo.

Aprendí este métolo leyendo el fantástico libro de Eric Ries Lean Startup, cuyo autor a su vez lo aprendió del maravilloso Método de Producción Toyota de Taiichi Ohno.

Para aplicar este método, convoca una reunión con todos los actores implicados y simplemente formula la pregunta ¿Por qué ha fallado esto?».

Tendras sin duda una respuesta con sentido que constituye una explicación pero no es la raiz del problema. Vuelve a aplicar la pregunta sobre esta explicación hasta dar con la raiz del problema o haber formulado la pregunta 5 veces, lo que ocurra antes.

Ejemplo:

P1.- ¿Por qué nos hemos retrasado en la entrega del proyecto?

R1.- Porque hemos tenido que hacer más cambios de los previstos

P2.- ¿Por qué hemos tenido que hacer más cambios de los previstos?

R2.- Porque el cliente no quedo satisfecho con la primera versión del proyecto.

P3.-¿Por qué quedo satisfecho con la primera versión del proyecto?

R3.- Porque lo que se implementó no respondía a lo que el cliente necesitaba.

P4.- ¿Por qué lo que se implementó no respondía a lo que el cliente necesitaba?

R4.- Porque no hicimos un buen análisis de requisitos.

P5.- ¿Por qué no hicimos un buen análisis de requisitos?

R5.- Porque no tenemos un procedimiento para la captura de requisitos

Conclusión:

Si tuvieramos un procedimiento estandarizado para la captura de requisitos de un cliente antes de comentar un proyecto, no volveríamos a retrasarnos en la entrega por haber tenido que hacer demasiados cambios respecto del modelo original.

 

Es un método dificil de aplicar si no todos los actores están concienciados de su importancia, pero supone una herramienta fundamental en las empresas de un mundo cambiante como el actual.

Aunque por regla general como conclusión os topareis con problemas en vuestro proceso de producción, no os sosprenda encontraros de golpe con respuestas que hacen referencia al modelo mismo de la empresa tipo «hemos fallado porque falta comunicación» o «hemos fallado porque no tenemos un mando unificado entre varios departamentos».

Yo, como siempre, suelo centrar los artículos en el mundo del desarrollo de software, pero es un método que funciona para cualquier cosa; desde la producción industrial, como hace Toyota, hasta nuestra vida personal.

Hay que perderle el miedo a encontrar la raíz de los problemas.