Como hemos visto en artículos anteriores, gracias a la aplicación de las dos primeras de las 5 S de Toyota, ya disponemos de un entorno de trabajo que cuenta solamente con los elementos útiles y, además, están dispuestos de forma que nos resulta sencillo utilizarlos.
En este momento entra en juego Seiso, para mí el paso más interesante de las 5 S. Seiso nos dice que debemos descubrir que es lo que ensucia nuestro sistema de trabajo y deshacernos de ello. Esto implica también detectar las anomalías que puedan producirse para evitar que se vuelvan a reproducir.
Es cierto que Toyota habla de buscar las fuentes de la suciedad física en maquinaria industrial de sus fábricas, pero no hay motivo por el que no podamos llevar esta práctica a procesos de otro tipo.
La explicación del porqué funciona es fantástica. Como ya tienes un sistema que a priori debería resultar eficaz, podemos descubrir que es lo que falla en el sistema simplemente con observación y medición. O mejor dicho, podemos descubrir el motivo del fallo en las ocasiones en las que falla y no debiera. En el caso de la maquinaria industrial de la que estaba preocupado Taichii Ono, el origen de estos fallos solía ser siempre la suciedad. Una vez detectado el origen de la anomalía, se toman medidas para que no se vuelvan a repetir desde la misma raíz.
Un ejemplo rápido en la gestión de infraestructuras:
Si somos responsables del mantenimiento de una autopista en la que la gente puede circular a 120 Km por hora sin trabas y un día detectamos un atasco, podemos descubrir con relativa facilidad que el motivo es que ha habido un accidente en un tramo poco habitual.
Conocido el origen del problema, podremos tomar medidas para que no se vuelva a reproducir mejorando la seguridad de la vía o creando escapatorias para vehículos averiados. (Excepto en las carreteras de entrada a Madrid, que atascadas por un accidente parece ser su estado natural)
Es igualmente válido para procesos personales. Os pongo un ejemplo real que me ocurrió a mi:
En un trabajo anterior, una de mis tareas era mantener una reunión semanal con un compañero que trabajaba al otro lado de la ciudad. El proceso era óptimo, iba en coche y siempre tardaba lo mismo en llegar a su oficina, aparcaba en la puerta y pagaba un euro en el parquímetro. La reunión no se alargaba más de media hora y después cada uno continuaba con sus tareas habituales. Un proceso en total de aproximadamente de una hora.
Un día descubrí a la hora de aparcar que no llevaba suelto. Tuve que buscar un cajero, sacar dinero, buscar un comercio y comprar una bebida para tener cambio y poder pagar así el parquímetro. Un proceso de una hora se convirtió en un proceso de hora y media por una anomalía.
El origen de la anomalía: que no llevaba dinero suelto.
La solución: Ahora siempre llevo algo de dinero suelto en la guantera del coche.
Seiso nos enseña que la limpieza y la previsión son fundamentales para mantener la maquinaria en perfecto funcionamiento. Y a fin de cuentas, ya que nos hemos esforzado tanto en hacer que funcione bien, ¿por qué no esforzarnos en hacer que siga funcionando bien?
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