No es la primera vez que confieso en este blog que mi interés por la productividad personal nace de la necesidad de aprovechar mi tiempo al máximo porque mi naturaleza es la de ser un vago redomado. Yo era el típico estudiante que se quedaba sin dormir el día antes de un examen estudiando, que hacía los trabajos el último fin de semana antes de entregarlos.
Aún hoy, cuando reviso mi lista de tareas para elegir cual debe ser la siguiente que debo ejecutar, lo primero que me nace es decir “ya lo haré mañana”. Afortunadamente he aprendido a luchar contra ello, y esta victoria precisamente constituye uno de los puntos de inflexión de mi vida.
Decidí resolver este problema cuando conocí la existencia de la Ley de Parkinson y comprobé que no solamente yo tenía este problema, sino que era parte intrínseca de la forma de actuar de los seres humanos.
Esta ley fue enunciada por Cyril Northcote Parkinson en 1957 en un libro en el que detalla sus observaciones científicas acerca del funcionamiento del Servicio Civil Británico (British Civil Service) a lo largo de los muchos años que estuvo trabajando en el.
Observó que, independientemente de la cantidad de funcionarios que tuviera el Servicio Civil Británico (una cantidad creciente cada año) y la cantidad de trabajo que estos tuvieran (una cantidad decreciente debido al declive del Imperio Británico), el sistema burocrático seguía siendo igual de ineficiente y los tiempos de realización de las tareas seguía siendo el mismo.
El principio que enunció fue el siguiente:
El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.
Es un principio realmente interesante que se puede enunciar de forma más general hasta obtener algo como:
Si no se ponen límites, cualquier acción tenderá a consumir todos los recursos disponibles.
Es decir, si no se fija una fecha de entrega para realizar un proyecto, por ejemplo, este proyecto tenderá a prolongarse indefinidamente en el tiempo. Asimismo si disponemos de dinero infinito para invertir en un proyecto, este tenderá a necesitar cada vez más dinero.
De esta tendencia, mucho más marcada aún en las organizaciones que en las personas individualmente, nace la necesidad de acotar los plazos para la realización de una acción y fijar las reglas de juego antes de comenzar: plazos, presupuestos, horarios…
Realmente, se trata de una consecuencia de la necesidad de establecer métricas. Las métricas son imprescindibles porque necesitamos algo que nos indique si estamos haciendo bien o mal las cosas. Sin un punto de referencia, siempre tendremos la impresión de estar haciéndolo bien.
Podéis comprobar la veracidad de esta ley en vuestras propias carnes. No es lo mismo definir una tarea como “Escribir 5 entradas para mi blog” que “Escribir 5 entradas para mi blog antes de que acabe la semana”.
En el primer caso, probablemente tarde mucho de una semana en escribir lo que me he autoimpuesto porque realmente nunca tendré la percepción de estar haciéndolo mal. En el segundo caso, si llega el lunes y no he terminado el trabajo, sabré que voy retrasado y haré lo necesario por cumplir con mi objetivo.
Desde que soy consciente de la existencia de la Ley de Parkinson no permito que mis tareas dominen mis tiempos, soy yo el que marca el control sobre mis tareas al fijarme una fecha límite realista y ambiciosa para su finalización.
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