El mantener unos canales de comunicación fluidos con tus compañeros de trabajo es uno de los secretos del éxito dentro de una organización.
En general, la complejidad de estos canales de comunicación tiene a ser mayor a medida que crece el tamaño de la empresa o el equipo, hasta que llega un momento en el que la comunicación es ineficiente, lo que deriva en un sin fin de problemas que constituyen normalmente el principal foco de conflicto dentro de las organizaciones.
Realmente, muy pocas organizaciones establecen protocolos de comunicación entre sus empleados o son muy estrictas con los protocolos de comunicación internos. Debemos ser nosotros mismos los que construyamos nuestros propios canales de comunicación.
Para evitar malentendidos, me aplico a mí mismo una sencilla regla que quizás pueda serviros de ayuda también a vosotros.
Por la naturaleza de mi trabajo me resulta más cómodo comunicarme por medio del correo electrónico, a sí que si necesito algo de alguien le mando un correo. Comienza una conversación por correo electrónico que puede ser más o menos larga.
Si al enviar tres correos compruebo que no he conseguido coordinarme correctamente con mi compañero o no me he entendido con un cliente, esto significa que el canal de comunicación no está resultando efectivo. Dejo de enviar email y le llamo por teléfono. Esto arregla en 80% de los problemas.
Es posible que una llamada no sea suficiente. A veces son necesarias varias llamadas para poder alcanzar tu objetivo. Puede ocurrir también que las llamadas telefónicas no sean suficiente. Si con tres llamadas no solucionas un problema, significa de nuevo que no estás empleando el canal de comunicación adecuado. Es interesante concertar una reunión.
Las reuniones requieren de más esfuerzo por parte de los interlocutores, lo que genera más compromiso. Por otra parte, en una reunión es difícil hacer otra cosa que no sea hablar cara a cara con tu interlocutor, por lo que puedes asegurar que toda la atención de los asistentes estará concentrada en el mensaje.
Puede ser que una reunión no sea suficiente y hagan falta un par de reuniones para resolver los puntos a tratar. (Procurando que sean reuniones eficaces claro ;))
Si con tres reuniones no consigues el objetivo que te habías marcado al abrir el canal de comunicación, es que existe un problema entre tu interlocutor y tú. Llegados a este punto, es mejor que pidas que alguien más participe en esta conversación, preferiblemente tanto de tu lado como del lado del interlocutor.
Resumiendo, el truco es el siguiente:
- Si con tres email no cumples tu objetivo, llama por teléfono.
- Si con tres llamadas de telefono no cumples tu objetivo, propón una reunión.
- Si con tres reuniones no cumples tu objetivo, lo mejor es que hable con el interlocutor una persona diferente.
Deja un comentario ¡Tu opinión me interesa!