Una herramienta no mejora la productividad por sí misma

Cuántas veces algún compañero con estupenda intención me ha escrito un mail o se me ha acercado para decirme “prueba esta aplicación, seguro que te ayuda a mejorar tu productividad”.

Me alegra saber que la gente a mi alrededor sabe que me gusta esto de la productividad personal y me aprecia lo suficiente como para compartir lo que descubren conmigo, pero no me gustaría que se engañaran a ellos mismos.

Imagina un ejemplo un poco absurdo. Me regalan un avión diciendo que con el puedo correr a 1000Km/h. A priori es genial, lo voy a utilizar para ir al trabajo a ver como resulta.

En la práctica, el avión necesita una pista de despegue, así que tengo que hacer el trayecto de ida y vuelta al aeródromo. Además, necesita que invierta mucho tiempo en mantenimiento. Es cierto que, cuando me monto en él, tardo 2 minutos en llegar al trabajo, pero la estadística dice que pierdo más tiempo con el mantenimiento y los viajes al aeródromo que yendo en coche. Pierdo más tiempo en el mantenimiento y la gestión de la herramienta de lo que tardo en alcanzar mi objetivo sin ella.

Como vemos, la herramienta puede ser fantástica pero tenemos que utilizarla en el mundo real. No es la herramienta la que puede hacer de nosotros personas más productivas, es el uso que le demos a esa herramienta.

Nosotros mismos somos los únicos que podemos mejorar nuestra forma de hacer las cosas. Una herramienta no es más que eso, un medio que te ayuda a alcanzar un fin. Si no utilizamos las aplicaciones correctamente, no solo no supondrán una ayuda para optimizar nuestro tiempo, sino que pueden convertirse muchas veces en un escollo. No puedo recordar las veces que he utilizado un programa nuevo para darme cuenta semanas más tarde que había pasado más tiempo gestionándolo que haciendo mi trabajo sin él.

Debemos escoger cuidadosamente las aplicaciones que incorporamos para hacer nuestra vida más fácil. Toda herramienta que incorporemos tiene que tener un objetivo claro y definido: gestión de contactos, gestión de calendario, administración de listas de tareas…

Y sobre todo, debemos tener cuidado con la duplicidad de funcionalidades de las herramientas. No hay nada más ineficiente que hacer el mismo trabajo dos veces. Si una aplicación hace cosas parecidas a otra, mejor que desecheis una de ellas lo antes posible.

De todas maneras, yo pruebo todo lo que cae en mis manos y me siento muy agradecido porque me recomendéis nuevas aplicaciones. Nunca jamás esperéis una aplicación milagrosa que resuelva vuestros problemas de productividad, incorporad la herramienta a vuestra forma de trabajar de forma juiciosa y meditada y comprobad si vuestra productividad es mejor que si no la hubierais usado.