Lección 2: Cómo gestionar tareas

Todos sabemos más o menos lo que es una tarea, no me voy a explayar en este punto porque ya sebes que me gusta ir al grano.

Lo gracioso es que muy pocas personas saben gestionar tareas adecuadamente.

Puedes leerte algún libro de técnicas de gestión de tareas como el famosísimo Getting Things Done o hacer el curso de Productividad Personal Triskelion, pero déjame que te de unas pinceladas para que empieces a hacer las cosas bien.

 

¿Por qué definir tareas?

 

Nuestro objetivo como personas productivas es lograr que todo lo que hacemos nos acerque a la consecución de nuestras metas. Como nuestras metas deben estar claramente definidas, como vimos en la introducción de este curso.

Por ello, debemos ser capaces de convertir todos nuestros planes en tareas que nos acerquen a nuestro objetivo. Esto nos ayuda a detectar tareas inútiles, darnos cuenta de lo que necesitamos para avanzar y calcular los recursos necesarios y disponibles (ten en cuenta que el tiempo es tu recurso principal)

 

Cómo definir una tarea

 

Lo más importante que debes aprender en esta lección es que una tarea tiene que estar bien definida de la siguiente manera:

Una acción: las tareas bien redactadas siempre está definidas por un verbo. “Informe SEO” NO es una tarea. “Redactar informe SEO” SÍ es una tarea. Si no eres capaz de enunciar tu tarea como una acción es que no es una tarea. Así de sencillo.

Un resultado esperado: las tareas bien redactadas siempre tienen un output claro, no vale la metafísica con las tareas. “Buscar información sobre WordPress” no es una buena tarea. “Buscar información sobre WordPress y decidir si migrar mi blog” SÍ es una buena forma de enunciar la tarea. Si no podes el resultado esperado corres el riesgo de crear tareas que no conducen a nada, y trabajar para nada es lo más improductivo que puedes hacer.

Importante: no pongas la fecha en la que debes realizar la tarea a no ser que sea fundamental para el cumplimiento de la misma. No pongas “Llamar a José 20 febrero” si no tiene por qué ser el 20 de febrero. Esto es contraproducente. Mejor llamar a José cuando puedas hacerlo, ni antes ni después. Evidentemente si la tarea es “Ir a médico 26 de febrero a las 17:30”, pues tendrás que ir a esa hora.

Un tiempo estimado para realizar la tarea

 

Divide y vencerás

 

Cuando las tareas son demasiado grandes lo mejor es dividirlas en tareas más simples y pequeñas. Por ejemplo, yo considero que cualquier tarea que me tome más de 4 horas es una tarea demasiado grande. Seamos realistas, no voy a pasar más de 4 horas sentado haciendo nada. Si la tarea ocupa más de 4 horas, hay que partirla en tareas más pequeñas o reformularla directamente.

Por ejemplo: podría haber definido una tarea que fuera “Preparar curso de productividad para blog” con un tiempo estimado de 30 horas (Si amig@s, 30 horas de currazo me he pegado con este curso). En vez de eso, lo dividí en tareas más pequeñas como:

  • Preparar temario -> 1 hora
  • Redactar introducción -> 0.5 horas
  • Redactar lección 1 -> 1 hora

¿Ves el truco? Si hubiera dejado la tarea como “Preparar curso” nunca lo habría terminado. De este modo, he podido sentarme cada día y elegir tareas en función del tiempo que tenía disponible.

Estimar puede ser difícil y se aprende con la práctica. Lo bueno es que, cuanto más corto sea el tiempo a estimar, menos te desviarás de las previsiones. Es muy raro que pienses que vas a tardar 1 en hacer algo y finalmente tardes 4 horas.

 

Cómo “planificar” adecuadamente

 

Aquí viene el tema espinoso de la lección. ¿te molaba planificar? ¿Quieres aprender a planificar? Pues olvídate. Planificar no sirve para nada. Si tienes un objetivo y vas seleccionando tareas para alcanzar ese objetivo, es suficiente.

Pongo lo de planificar entre comillas porque, aunque la gente que usamos técnicas de productividad personal no planificamos en el sentido tradicional del término, si que solemos tener más o menos claro cuales son nuestras próximas acciones.

En el tema anterior vimos que es importante dedicar tiempo a tu proyecto. No solo dedicar tiempo. Es recomendable que sepas exactamente cuanto tiempo dedicas a tu proyecto. En mi caso, cada semana decido cuantas horas voy a invertir en danielgrifol.es en función de varios factores, pero normalmente son entre 7 y 14 horas. Luego, selecciono las tareas que considero más importantes hasta que la suma de los tiempos estimados es igual a las horas que tengo disponibles.

No todas las semanas consigo terminar todas las tareas, y también hay semanas que termino más tareas de las que tenía asignadas y puedo avanzar más deprisa. Pero siempre trabajo sobre una base de “planificación informal”

 

Cómo elegir qué tareas hacer

 

Te voy a contar mi truco. Bueno, el mio y el de mucha gente. Yo tengo 3 tipos de “tareas”.

Tareas genéricas a largo plazo que no son ejecutables, solo sirven para ser analizadas en detalle y divididas en tareas más pequeñas. Por ejemplo “preparar curso productividad”

Luego tengo un grupo de tareas pendientes con su acción, su output y su estimación en horas. Normalmente es un grupo que suele andar entre las 10 y 20 tareas.

El grupo del que estoy más pendiente es el de las tareas que voy a realizar esta semana. Estas son mis tres listas de “planificación de tareas”, por llamarlas de alguna manera.

Finalmente, cada domingo por la noche reviso como ha ido la semana y pienso:

  1. ¿Cuantas horas tengo la semana que viene?
  2. De las tareas a medio plazo, ¿hay alguna que haya que pensar en hacer pronto? Si es así, la divido en tareas más pequeñas y las pongo en tareas pendientes.
  3. Luego voy moviendo tareas de la lista de pendientes a la lista de tareas que voy a  ejecutar esta semana más o menos en función de su importancia, del esfuerzo que requieren y de lo que me apetece hacer. Si una semana me apetece escribir me pongo más tareas de redacción por ejemplo. Si me apetece hablar con gente intento concentras llamadas y emails.

Y esto es, así de sencillo. Con estos sencillos pasos te aseguras de que cada hora que inviertes en tu proyecto te lleve a algún lado y puedes maximizar tu tiempo. En las siguientes lecciones nos meteremos más en harina y aprenderemos a ejecutar las tareas de una forma eficiente.

 

Cómo aprender a gestionar tareas

 

Bueno, como en todo, hay una parte teórica y una parte práctica. Mi consejo es que te hagas un curso como Efectividad en tu día a día para adquirir los fundamentos teóricos de la gestión de tareas y quitarte de encima un montón de meses de ensayo y error y, sobre todo, que pongas en práctica lo que vas a prendiendo desde el primer momento.

En serio, lo de las tareas tiene más misterio de lo que puedas pensar en un principio. No es difícil pero tampoco es trivial.

 

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