Llegamos a uno de las encrucijadas donde muchos de los que estáis aprendiendo sobre productividad personal tropezáis, así que prestad atención.
Hasta ahora hemos aprendido cosas que probablemente ya intuíais, todas dentro de una disciplina de la productividad que suele llamarse gestión del tiempo: hay que aprender a ejecutar tareas, hay que aprender a mantenerse concentrado… Temas fundamentales para ser efectivo, sin duda, pero de sentido común.
Ahora entramos en un terreno nuevo. la productividad personal es una filosofía, es una forma de ver la vida. Para adentrarse en esta escuela tan gratificante, como los monjes, tenemos que desprendernos de muchas creencias y automatismos que dábamos por sentado y atrevernos a construir nuestra propia forma de vivir la vida.
Deja atrás el lastre
Muy pocas personas se plantean de verdad en qué están empleando el tiempo. Y estamos aquí para hacer que nuestro tiempo cuente de verdad, así que tenemos que examinarnos a nosotros mismos. Analiza cuidadosamente lo que haces a lo largo del día. Intenta mirarlo con perspectiva. Renuncia a las cosas que no te aportan nada. Se duro. ¿Has hecho alguna vez una limpieza en una habitación y has tirado cosas que te gustaría conservar pero fríamente sabías que no ibas a utilizar jamás? Pues esto es lo que vamos a hacer con nuestras costumbres.
Muchas de las cosas que hacemos las hacemos solamente porque siempre las hemos hecho. Bonito trabalenguas XD Si no te paras a pensar, no verás que absurdas son algunas cosas que forman parte de nuestro día a día. Yo veía las noticias simplemente porque siempre había visto las noticias. Ahora veo cosas que me interesan de verdad y no estoy infoxicado. Antes me acostaba tarde porque todo el mundo que conozco se acuesta tarde. Ahora sigo un horario más racional y gestiono mejor mi energía. Antes prestaba atención a lo que la publicidad me decía que debía prestar atención. Ahora soy consciente e intento uir del hype (y no te engañes, la publicidad lo empapa todo, te lo dice alguien que trabaja en el sector).
Tengo un amigo (que estará leyendo esto) que cuando estaba de exámenes desinstalaba el MSN porque sabía que no le aportaba nada y solo le hacía perder el tiempo. ¿Por que no tenerlo desinstalado para siempre?
Tira todo lo que forma parte de tu vida y no sirve para alcanzar tu propósito de ser feliz, sea cual sea tu concepto de felicidad. Aprende a decir NO a lo que hacen los demás, porque si haces lo mismo que el resto de la gente siempre serás como el resto de la gente. Aprende a decir que NO a las cosas que no quieres realmente, aunque puedan parecer buenas para otras personas. La productividad bebe del pensamiento independiente.
Ten presente tu objetivo
Las situaciones del punto anterior son un poco de cajón. Muchas veces caemos en situaciones que nos alejan demasiado de nuestro objetivo y resultan demasiado tentadoras o demasiado ambiguas. No solo eso, es demasiado sencillo justificar que en realidad nos están acercando a nuestro objetivo.
Pongamos un caso práctico. Tu objetivo es montar un blog sobre tu tema preferido. Te apuntas a un curso de cómo gestionar un blog en WordPress, pongamos 2 horas al día 2 días a la semana. Asistes a clase, haces los ejercicios que te mandan, cumples con el curso. Dedicas unas 6 horas a la semana a «aprender WordPress». ¿Sabéis que ocurre en realidad? Que el 90% de las personas no tendrán un blog seis meses después de hacer el curso. Esta demostrado. El hecho de asistir a un curso no significa que estés aprendiendo, significa solo que estás asistiendo a un curso. Para aprender tienes que implicarte y practicar. Si no, lo único que estás haciendo es apaciguar tu conciencia creando la falsa sensación de que estás haciendo cosas que te acercan a lo que quieres conseguir. La decisión dolorosa si se da este caso es o implicarte más en el curso o replantearte si esa es la estrategia más inteligente para conseguir lo que quieres. A mi me pasó con la carrera de matemáticas. Una de las mejores decisiones de mi vida.
Otro caso práctico. Mi objetivo desde hace años es escribir uno de los blog de productividad más leídos en habla hispana y, en algún momento, poder vivir de ello. Al cabo de un año de abrir danielgrifol.es llegó un momento en el que me invitaban a escribir en muchos otros sitios cobrando. Así estuve un año que dedicaba una media de 5 horas a la semana en escribir para terceros. Ganaba algún dinero escribiendo sobre productividad, lo cual estaba bastante bien pero ¿me acercaba a mi objetivo? En absoluto. Lo único que conseguía era ganar algo de dinero al mes, pero no me ayudaba a construir mi proyecto. Con todo el dolor de mi corazón, tuve que renunciar a este tipo de colaboraciones para poder centrarme en las cosas que considero que realmente importan para alcanzar mi sueño. Ahora mi proyecto es mucho más grande de lo que era entonces porque puedo enfocarme mejor en el.
Tratando con los demás: lo importante y lo urgente
Hemos visto cómo gestionar las grandes decisiones que suponen el 80% de nuestro tiempo. Vamos a ver de forma práctica como aprender a decir NO a las pequeñas cosas que ocupan el 80% de nuestra atención pero solo el 20% de nuestro tiempo restante.
Si has seguido mis lecciones, poco a poco te vas enfocando en tu objetivo. Es cuando empiezas a ser consciente de que esto de la productividad no depende solo de nosotros, vivimos en un mundo colaborativo que puede resultar ser una fuente constante de distracciones. Y fíjate lo que voy a decir. Las personas más productivas que conozco son gente con habilidades sociales extraordinarias porque cuando pueden dedicarte tiempo dedican el 100% de su atención en ti. Y cuando no pueden, son asertivos y saben decir que no pueden.
Pero claro, cuando un compañero o un amigo (o peor un jefe o tu madre :P) te pide algo y le dices que no, probablemente se enfade si no sabes decir no correctamente. Y más aún, a todos nos gusta agradar. Veamos algunos sencillos pasos para atender adecuadamente a alguien que necesita nuestra ayuda.
Cuando alguien te interrumpa, recuerda la ley de los 2 minutos que vimos en las lecciones anteriores. Pregunta con amabilidad si la consulta le va a tomar mucho. Si es así, indícale que le atenderás en un rato (y atiéndele, evidentemente). Si lo dices de buenas maneras y eres constante, comprobarás como la gente empieza a comprender cómo funcionas y te resultará cada vez más sencillo. habrás creado una cultura alrededor de ti. No sonará como un NO.
Cuando puedas atender a esta persona, escucha lo que tenga que decir. Intenta convertir mentalmente lo que te va diciendo en una definición de tarea, como vimos en lecciones anteriores. Intenta identificar lo que se necesita, cual es el resultado esperado y el tiempo que te tomaría.
Lo siguiente es delimitar claramente de quien es la responsabilidad de la tarea. En esto hay que tener en cuenta varios factores, es importante saber ayudar a los compañeros cuando de verdad lo necesitan. Pero muchas personas piden cosas porque es más cómodo pedir que esforzarse. Si te piden un excel porque tu tardas 1 hora y tu compañero 3, ¿por que lo hacen? Mi razonamiento es: ¿Es mi responsabilidad? En el caso de que no lo sea ¿me lo pides porque de verdad lo necesitas o porque resulta más cómodo para ti? Si es por comodidad, ha llegado el momento de decir NO. No lo voy a hacer porque deberías hacerlo tu. Es hora de que tu compañero vaya aprendiendo, pero con cariño ;)
Después, calibra la importancia de la tarea. Definimos importante como algo realmente relevante para la consecución de un objetivo. ¿Es de verdad importante? ¿Cuanto impacta la realización de la tarea en la consecución de los objetivos de tu compañero? Si no es importante, a lo mejor no tiene por que hacerse. Son estas tareas de «Crear un informe que recoja los resultados de la acción». Parece importante, pero si ese informe no lo va a leer nadie o no va a derivar en nada que te acerque a tu objetivo, intenta persuadir a tu interlocutor de que es una tarea innecesaria. Nadie dijo que fuera fácil. Este segundo NO es el más difícil. No lo voy a hacer porque NO es importante. En general, nunca hagas nada que no sea importante.
Por último, viene evaluar la urgencia. La gente tiende a pensar que las cosas importantes son urgentes, pero eso no es cierto. Consideramos algo urgente cuando tenemos que alterar nuestra planificación, ya sea diaria o semanal, para poder ejecutar la tarea. Pocas tareas son realmente urgentes. En la medida de lo posible, intentaremos conservar nuestra «planificación» como regla de medir la urgencia de una tarea. Si no existe un motivo especial para que la nueva tarea desplace a una de las que ya tienes planificadas, no lo hagas. Este es el no más fácil de los 3. Lo voy a hacer, pero NO ahora.
Intenta hacer todo esto como un ser humano, no puedes parecer un robot calculando tiempos. Con un poco de práctica verás que es sencillo ;)
La asertividad al rescate
Lo más curioso del no es que el problema no está en decir o no decir no. El problema está en como se dice ese no y como se percibe ese no. Lo mejor es hacerlo desde la asertividad.
¿Qué es esto de la asertividad? La asertividad es una forma de comunicarse desde el respeto en la que, sin abandonar tus posiciones, respetas las de los demás para intentar alcanzar una comprensión mutua.
Tienes que tener en cuenta que los demás no piden cosas para tocarnos las narices y hacernos perder el tiempo. Lo hacen porque de verdad necesitan o creen que necesitan tu ayuda. Ponte en su lugar. Trátales con respeto. Intenta comprender por qué te están pidiendo lo que te están pidiendo. Se empático y comprensivo, pero manteniendo cierta distancia con respecto a su razonamiento. Escucha lo que tengan que decir y preocúpate por sus circunstancias.
Después, expón tu punto de vista con sinceridad y sin dobleces. Suele ser una buena idea hablar de nuestras propias convicciones, circunstancias y sentimientos. No se trata de convencer al otro. Se trata de que entienda que tu tienes un punto de vista diferente y lo respete. No se trata de derrotar a un rival. ¿Que prefieres escuchar? «No pises las flores o te pego un tiro en la cabeza» (comunicación agresiva) o «No pises las flores porque me ha costado mucho trabajo cultivarlas y a ti no te gustaría que pisara las tuyas» (comunicación asertiva)
Una comunicación asertiva no garantiza que una persona no se sienta contrariada al recibir un NO por respuesta, pero desde luego te va a ayudar a mantener una relación fluida más allá de las diferencias de criterio.
