Cada vez soy más radical con la forma en la que me llega la información, tengo que reconocerlo, pero medir el tiempo que empleo en hacer cada cosa me ha abierto los ojos.
Para mi trabajo, los tiempos de procesamiento de la información son muy importantes. Aproximadamente un 25% de la jornada lo dedico a leer email o a localizar datos concretos de clientes. Almaceno entorno a 20 correos vitales al día, lo que hacen 100 correos semanales y varios miles de correos al año, todos importantes. Al cabo del año puedo llegar a gestionar proyectos para más de 50 clientes.
Por eso odio cuando me llega un correo con asunto “Míralo, es muy urgente!” y un contenido tipo “¿Te acuerdas lo que hicimos en febrero del año pasado? Pues resulta que…”
Odio que lleguen así lo primero porque no se de verdad si es un correo urgente o no. Personalmente trato como no urgentes los correos que pone urgente porque es una palabra que se usa muy a la ligera.
Lo odio porque el correo el asunto del correo no contiene información en sí, porque me obliga a invertir mucho tiempo averiguando de que se trata, incluso porque no se bien quien es mi interlocutor en algunos casos. Y sobre todo, lo odio porque cuando intente remitirme a este correo pasados días, meses o años va a ser imposible de localizar.
Mi solución es no contestar al correo, así de simple. Lo único que voy a conseguir es enterrar más información.
Si el correo viene de un compañero de trabajo o un cliente con el que tenga confianza, le envío un email con un asunto apropiado y le indico por favor que no me envíe más correos de ese tipo porque es malo para él y para mí. (ya sabeis que para mi el asunto es de vital importancia)
Si el correo viene de alguien con quien no tengo tanta confianza, lo más rápido es una llamada de teléfono para aclarar dudas rápidamente y después condensar la información en un email de trabajo que será la base para las comunicaciones de este proyecto.
En ningún caso contesto a un correo sin un asunto claro, porque a la semana seré incapaz de encontrarlo y probablemente necesite remitirme a él en el futuro.
¿Radical? Puede, pero también resulta efectivo ;)
Como siempre, muy buen post :)
Sobre lo de no localizar e-mails posteriormente, si usas MS Outlook y en caso de mucha necesidad (no soy partidaria de hacerlo siempre), puedes editar el asunto del correo…
Como digo, sólo en caso de necesidad y para ahorrarnos el tiempo de escribir de nuevo, ya que hay gente que por mucho que les advirtamos, siguen escribiendo como quieren :(
Saluos y sigue con este genial blog :)
Muchas gracias Inma :)
Al final es todo cuestión de tener la información necesaria disponible de la forma más rápida posible. Ese es el auténtico secreto de los emails.