Poner la acción esperada en los asuntos de email para mejorar su eficacia

Poner la acción esperada en los asuntos de email para mejorar su eficacia

Siempre estamos diciendo que la gestión del correo electrónico es uno de los mayores ladrones del tiempo que tenemos que hacer frente todos los días en el trabajo. Insistimos en optimizar nuestra forma de procesar nuestros correos, en que solo debemos consultarlo un numero determinado de veces al día y que debemos ser estrictos con el email como canal de comunicación.

Y siempre nos topamos con la barrera de los demás. Porque claro, tengamos presente que no todo el mundo que nos rodea tiene por qué estar tan interesado como nosotros en la optimización del tiempo. A veces por la falta de conocimiento de nuestro interlocutor y otras por falta de interés nos encontramos con situaciones en la que la comunicación por correo electrónico con una persona es, en el mejor de los casos, ineficiente.

¿Y si pudiéramos ayudar a estas personas a gestionar su correo sin que les supusiera un gran esfuerzo simplemente añadiendo algunas indicaciones en el asunto?

La primera vez que me topé con esta técnica yo tendría unos 23 años. Tenía un compañero ingeniero industrial que siempre encabezaba su correo con lo que esperaba que yo hiciera. Entonces me parecía un poco extraño, pero en realidad me estaba dando instrucciones para procesar mi bandeja de entrada sin que yo fuera plenamente consciente de ello. La primera palabra del asuntos siempre era un verbo: “Leer: Nuevo proyecto web” o “Responder: estado tal proyecto”. Normalmente sus verbos siempre eran “responder”, “leer” o “planificar”. A veces le ponía alguna palabra que daba más detalles sobre la acción en cuestión “Importante leer:”, “Urgente responder” (sí, el entendía la diferencia entre importante y urgente).

No dejaba lugar a dudas de lo que esperaba de los correos y eso hacía que la comunicación con él fuera muy efectiva. Si quería una respuesta escribía “responder”. Si quería que lo añadiera a la planificación ponía “planificar”. Por cierto, este fue el compañero que me dio a conocer Think Wasabi por cierto, así que os podéis imaginar que era un tipo bastante organizado ;) De hecho, más adelanta empezamos a perfeccionar nuestro sistema de asuntos de correo electrónico antes de que nuestras respectivas carreras nos llevaran a puestos de trabajo distintos.

Ahora trabajo en un ecosistema productivo en Gamelearn, y la verdad es que se nota mucho en determinados detalles porque la cultura de empresa te empuja a ser organizado incluso aunque a nivel particular cada uno sea más o menos desastre. Una de las cosas que más me gustó desde el primer día es que utilizan su propio sistema de acronimos en el asuntos de los emails que se envían internamente para indicar exactamente que acciones se esperan. Me pareció una versión alternativa y en cierto modo perfeccionada del sistema que utilizaba mi compañero aquél, así que lo adopté sin problemas y con gran entusiasmo.

Utilizamos las siglas PTI (Para Tu Interés) en los emails de los que no se espera necesariamente una respuesta. PTA (Para Tu Acción) en los emails que deberán desencadenar un proceso de tareas y acciones. PTR (Para Tu Respuesta) en los correos que esperan respuesta. Con este sistema, el asunto de un correo que espera respuesta será algo como “[PTR] estado del proyecto…”.

También usan el correo para enviar mensajes cortos utilizando solo el asunto añadiendo al final del mismo las siglas FM (Fin Mensaje). “[PTA] Acuerdate de responder a Pepe [FM]”.

Este sistema de acronimos tiene la ventaja de que no alarga de no alarga demasiado el asunto del correo, pero tiene dos grandes inconvenientes. Por un lado, necesitas que todo el mundo en la organización esté formado en el sistema de asuntos para que puedan hacer uso de él y requiere cierta práctica acostumbrarse a utilizarlo. Utilizando solo verbos el interlocutor no necesita conocer el sistema porque no deja lugar a dudas.

Por otro lado, se pierde la fuerza del verbo. No es lo mismo leer “[PTR]” que “Responder”. Creo que la fuerza de las palabras. Los verbos nos condicionan y si nuestra intención es forzar al interlocutor a adoptarse a nuestra forma de trabajar sin que sea plenamente consciente, creo que pueden funcionar mejor.

Acronimos o verbos. Ambos sistemas son útiles, prácticos, sencillos y pueden ayudarnos a nosotros y a nuestros compañeros a mejorar la forma en la que empleamos el email para comunicarnos. Este truco combinado con el sistema de asuntos que me gusta emplear hacen que el procesamiento de mi bandeja de entrada sea muy simple y efectivo. Os recomiendo probarlo porque apenas requiere esfuerzo y la mejora puede ser verdaderamente notable.

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Ya hay 6 comentarios en este artículo. ¡Tu opinión me interesa!

  • Hola.
    Yo ya me daría por satisfecho si se indicara el tema de al que se refiere el email.
    Me encuentro muchas veces, que no se indica nada, sólo tiene palabras inconsistentes..
    Si cambio el tema o la acción en una respuesta, me gusta indicarlo en el asunto.
    Amén de los email encadenados, lo que yo llamó guerra de correos, que sino respondes…aunque no aporte nada.
    Gran idea la de los verbos que invitan a la acción, lo probaré.
    Enhorabuena por el artículo.

    • Muchas gracias por tu comentario Juan.

      Pasito a pasito. Primero que todos pongan asuntos como Dios manda y poco a poco ir afinando el sistema. Llegó un momento en una empresa en la que trabajaba que cuando me llegaba un email con un asunto incomprensible y que no tenía nada que ver con el contenido mi respuesta era “Por favor, recibo muchos correos y necesito que pongas un asunto más descriptivo. te agradecería mucho que lo volvieras a enviar con otro asunto para que podamos ayudarnos mutuamente mucho mejor”

      Vale, a veces era más borde, pero en esencia este era el mensaje XD

  • Totalmente de acuerdo Juan: muchas veces recibimos correos sin ni siquiera asunto, o con asuntos que para nada sabemos de qué tratará el contenido.

    Sin embargo, lo que comenta Daniel me parece muy interesante también. Quizá encontrar un código tan estricto como el suyo a veces es complicado, pero como mínimo dejar claro qué esperamos (que se lea, que se responda, que se haga algo…) es esencial.

    ¡¡Gracias por el artículo Daniel!!

    • Muchas gracias por tu comentario Jordi.

      A veces hay que ser estrictos para educar. Y educar normalmente implica cambiar las cosas para mejor. Vencer la resistencia al cambio es el día a dñia de la gente a la que nos gusta hacer las cosas cada vez mejor. Pero de esto seguramente sabes tu más que yo ;)

  • Hola Daniel,

    Un artículo muy didáctico sobre el uso más eficiente del asunto del correo, un campo que demasiado a menudo dejamos casi al azar.

    Pienso incorporarlo a mi rutina de envío de correos electrónicos para contagiar a mis colegas del deseo de ser más efectivos.

    Gracias Daniel!

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